Pasinfo - Smittesporing v. 1.0

Hensikten med rutinen

  • Sikre at medarbeidere til enhver tid har korrekt tilgang til Pasinfo Smittesporing med bakgrunn i daglig virke og tjenstlig behov for helse- og personopplysninger.

  • Sikre at administrering av tilganger til Pasinfo Smittesporing for medarbeidere utføres forsvarlig og i henhold til normen.  

  • Sikre at brukere av Pasinfo Smittesporing har tilgang til oppdaterte brukermanualer for korrekt bruk.  

Hvem gjelder rutinen for

  • Medarbeidere i Helseetaten ved Avdeling for samfunnsmedisin/Faggruppe smittevern og Fagsystemavdelingen.

  • Smittevernpersonell med tjenstlig behov i bydel og bydelsoverleger.

  • Personell i Sykehjemsetaten som har tjenstlig behov. 

Ansvarsfordeling

  • Helseetaten ved Avdeling for Samfunnsmedisin/Faggruppe smittevern er ansvarlig for at rutinen er oppdatert, gi tilgang til brukere og bistå med opplæring.

  • Bydelen er ansvarlig for å utføre smittesporing for innbyggere som bor, eller oppholder seg i bydelen. 

  • Sykehjemsetaten er ansvarlig for å legge inn og følge opp egne smittetilfeller, samt gi opplæring til personell som skal benytte applikasjonen. 

  • Fagsystemavdelingen er ansvarlig for å vedlikeholde og forbedre modulen, samt bistå ved tekniske feil.

Innholdsfortegnelse 

 

Pasinfo Smittesporing 

Hva er Pasinfo Smittesporing?

  • Pasinfo smittesporing er en applikasjon som ble laget for å dokumentere smittesporinger som utføres i Oslo kommune.

  • Helseetaten har oversikt over alle registrerte smittetilfeller i Oslo kommune, mens bydelen kun har tilgang til smittetilfeller i egen bydel. 

  • Det er medarbeidere i Avdeling for samfunnsmedisin v/Faggruppe smittevern, som registrerer nye smittetilfeller i ordinær arbeidstid.

  • Det er lege i samfunnsmedisinsk beredskapsordning som registrerer nye smittetilfeller utenfor ordinær arbeidstid. 

  • Pasinfo Smittesporing henter informasjon om innbygger fra folkeregisteret. Når nytt prøvesvar legges inn med fødsels-og personnummer eller D-nummer vil navn, adresse, fastlege og kontaktinformasjon legges inn automatisk. 

Roller

  • HEL - Helseetaten/Avdeling for samfunnsmedisin v/Faggruppe smittevern har byomfattende tilgang, inkludert indeks som tilhører SYE. 

  • Bydeler - Smittevernsykepleiere og bydelsoverleger har kun tilgang og oversikt over smittetilfeller i egen bydel. 

  • SYE - SYE har egne superbrukere (etatsoverlege og smittevernsykepleiere). SYE har kun tilgang og oversikt over smittetilfeller som tilhører SYE.  

  • Samfunnsmedisinsk beredskapsvakt - Kommune-/bydelsoverleger som går samfunnsmedisinsk beredskapsvakt har byomfattende tilgang, på lik linje som medarbeidere i HEL. Les mer om Samfunnsmedisinsk beredskapsvakt i rutinen Smittevern - Samfunnsmedisinsk beredskapsvakt

  • Les mer om smittevernsamarbeid mellom Helseetaten og bydel i rutinen Smittevern - Smittevernhendelser i Oslo kommune

Hvilke smittetilfeller kan registreres i Pasinfo Smittesporing?

 For bydel:

  • Alle varslingspliktige sykdommer som varsles (ringes inn) fra lab/FHI registreres i Pasinfo, i tillegg til tre utvalgte meldepliktige sykdommer: Hepatitt A, Paratyfoidfeber (salmonella paratyphi) og Tyfoidfeber (salmonella typhi). 

  • Kategorien salmonella er en samlebetegnelse, og det skal presiseres i prøvesvaret, og i notat hvilken type som er påvist.

  • I noen tilfeller ved mistenkt, matbåren smittekilde ønsker Mattilsynet å gjøre hypotesegenererende intervju. Positive prøveresultat registreres, og smittevernpersonell i bydel innhenter samtykke til intervju som journalføres i løsningen.

  • Når nytt smittetilfelle legges inn, vil bydelsoverlege og smittevernkontor i bydelen indeks bor få beskjed vi mail og/eller telefon. Se oversikt over bydelsoverlege og smittevernkontor. 

  • Se Smittevern - Hvordan legge inn nytt kasus i Pasinfo (Ikke tilgjengelig)

For SYE:

  • SYE benytter pasinfo for å holde oversikt over ulike utbrudd i institusjonene i SYE, som for eksempel antibiotikaresistente bakterier (MRSA, VRE, ESBL). 

  • SYE velger selv hvilke agens de ønsker å legge inn.

Reserveløsning

  • Ved nedetid, skal all informasjon dokumenteres skriftlig, inntil pasinfo smittesporing fungerer som normalt. 

  • Den skriftlige dokumentasjonen skal låses inn, og oppbevares på en måte som sikrer at andre uten tjenstlig behov får tilgang på opplysningene. 

  • Når informasjonen er lagt inn i pasinfo, skal den skriftlige dokumentasjonen makuleres.

Personvern

  • Det er en egen personvernerklæring for Pasinfo Smittesporing - les den her.

    • Denne kan sendes til innbygger, dersom de har spørsmål om behandling og lagring av personsensitive opplysninger.

  • Den som utfører smittesporing, skal bekrefte identiteten til indeks over telefon, for eksempel ved å få innbygger til å gjengi fødsels- og personnummer.

  • Den som utfører smittesporing skal informere innbygger om at smittesporer har taushetsplikt, og at informasjonen vil bli journalført. 

  • OBS! Pasienten og brukeren har rett til innsyn i journalen sin med bilag og har etter særskilt forespørsel rett til kopi, jf. personvernforordningen artikkel 15. Pasienten og brukeren har etter forespørsel rett til en enkel og kortfattet forklaring av faguttrykk eller lignende.

  • Medarbeidere skal ikke gå inn på smittesporinger man ikke har tjenstlig behov for å se.

    • Alle oppslag på innbygger og/eller smittesporing logges i løsningen.

    • Det blir utført jevnlige stikkprøver i samarbeid med Pasinfo forvaltning.

Ulike visninger

  • Aktive smittesporinger

    • ​Liste med oversikt over alle smittesporinger.

    • Det er kun medarbeidere i Helseetaten/Avdeling for samfunnsmedisin v/Faggruppe smittevern og leger som går samfunnsmedisinsk beredskapsvakt som har tilgang til å se alle prøvesvar. 

    • Bydeler vil kun få opp prøvesvar som er registrert i egen bydel, og SYE vil kun få opp indeks i SYE i denne visningen.

  • Aktive smittesporinger bydel​

    • Total oversikt over alle smittesporinger som har fått tildelt en bydel. ​

  • Aktive smittesporinger SYE​

    • Alle smittesporinger som tilhører SYE. 

  • Deaktiverte smittesporinger bydel​

    • ​Smittesporinger som er ferdige, og som deaktiveres. Dette fordi:

      • Å unngå unødvendig eksponering av sensitive opplysninger (legges i et «arkiv»).
      • Bydelen har en oversikt over hvilke smittesporinger som er gjennomført og ferdig.
      • Enklere for smittesporere å se om det er lagt inn nye indeks, eller om det er uferdige smittesporinger.

  • Deaktiverte smittesporinger SYE

    • ​Prøvesvar som flyttes ut til hjemmet eller til institusjoner utenfor SYE. 

  • Deaktiverte smittesporinger SYE med dødsdato

    • ​Dersom en person dør, vil dødsdato automatisk hentes inn fra folkeregisteret. Når indeks deretter deaktiveres, vil de automatisk legges til i denne visningen. 

Ved behov for support 

  • Ved spørsmål og behov for support skal e-post sendes til smittevern@hel.oslo.kommune.no. 

  • Dersom spørsmål gjelder en spesifikk indeks, skal kun URL-adresse til indekskort sendes per mail.

  • Ingen personsensitive opplysninger skal stå i e-posten.  

Retningslinjer for administrering av tilganger
  • Det er kun leder som kan be om tilganger og forlengelse av tilganger for sine medarbeidere. En ansatt kan ikke be om tilgang for seg selv.
  • Tilgangsforespørsel skal skje skriftlig og skal inneholde følgende informasjon om den medarbeidere:
    • Hvilken tilgang det er behov for og begrunnelse (tjenstlig behov),
    • E-postadresse
    • Navn og etternavn
    • Telefonnummer
    • Arbeidssted
    • Stillingstittel
    • Startdato
    • Sluttdato
    • Navn og e-postadresse til nærmeste leder. 
  • Les mer her Pasinfo Brukeradministrasjon - Veileder og retningslinjer

​

 

Hvordan bruke Pasinfo Smittesporing - Bydel

Når bydel mottar nytt tilfelle 

  • Huk av feltet "Mottatt av bydel".

  • Fyll inn relevant informasjon i de ulike feltene. 

  • Legg til fritekst i notat der du dokumenterer smittesporingen, også dersom kontakt ikke oppnås.

  • Avslutt smittesporingen når alle oppgaver er utført. Avsluttede smittesporingen kan aktiveres igjen ved behov.  

Indeks uten fødsels- og personnummer eller D-nummer

  • I tilfeller der indeks ikke har fødsels- og personnummer eller D-nummer, vil ikke informasjon hentes automatisk fra folkeregisteret. 

  • Fyll inn relevant info i ulike felt, ev. i fritekstområdet. 

Indeks med hemmelig adresse 

  • Dersom indeks har sperret adresse skal HEL/Avdeling for samfunnsmedisin v/faggruppe smittevern utføre smittesporingen.

  • Adresse og fastlege vil ikke hentes inn fra folkeregisteret.  

Brukerveiledninger

 

Hvordan bruke Pasinfo Smittesporing - SYE

SYE sitt bruk av Pasinfo Smittesporing 

  • Det er SYE sentralt (etatsoverlege og smittevernsykepleiere) som legger inn prøvesvar som meldes fra helsehus eller langtidshjem. SYE blir ikke ringt opp direkte fra lab. 

  • ​SYE bestemmer selv hvilke agens som legges inn, og oppfølgingen av disse.

Indeks uten fødsels- og personnummer eller D-nummer

  • I tilfeller der indeks ikke har fødsels- og personnummer eller D-nummer, vil ikke informasjon hentes automatisk fra folkeregisteret. 

  • Fyll inn relevant info i ulike felt, ev. i fritekstområdet. 

Brukerveiledninger

 

Om sletting av feilregistreringer eller testregistreringer

Som hovedregel skal det ikke testes verken med ekte personer eller med testpersoner i produksjonsmiljøet til Pasinfo Smittesporing.

Dette gjelder både forvaltere i HEL/SAM, samt brukere av løsningen i virksomhetene (bydeler, SYE).

Likevel kan det oppstå tilfeller av feilregistreringer eller testregistreringer, for eksempel

  • Det er blitt opprettet en smittesporing på feil person fordi man manuelt har tastet inn feil fødselsnummer ved oppretting av nytt prøvesvar, eller fordi man muntlig har fått opplest feil fødselsnummer av lab som har meldt inn positivt prøvesvar over telefon.
  • Det er blitt opprettet en smittesporing på en testperson.
  • Det er blitt opprettet en smittesporing på en ekte person fordi man har testet med seg selv eller andre.

Følgende rutine skal følges i disse tilfellene:

  • Virksomhet: Opprett et notat i tidslinjen på smittesporingen og beskriv hva som er skjedd og hvorfor smittesporingen bør slettes.
  • Virksomhet: Send lenke til smittesporingen samt forespørsel om sletting på e-post til smittevern@hel.oslo.kommune.no.
  • Virksomhet: Deaktiver smittesporingen så snart e-post med lenke er sendt.
  • Forvalter i SAM: Ta stilling til forespørselen. Videresend lenke og forespørsel om sletting til support@pasinfo.no. PS: Forespørsel om sletting kan også komme direkte fra SAM, og ikke via virksomhet.
  • Forvalter/utvikler i Pasinfo: Ta i samarbeid med SAM stilling til om sletting bør gjøres, og utfør evt. sletting.

For utfyllende info, se HELSIS-rutine som beskriver adgang til sletting, bl.a. punktet om «Feil person»: HELSIS - Rutine for den registrertes sletting av helse- og personopplysninger (Ikke tilgjengelig)

 

Begrepsforklaring

Indeks - Ett unikt smittetilfelle.

Nærkontakter - Person/personer som mulig er eksponert for smitte fra indeks.

Indekskort - Hver enkelt indeks side, med informasjon, prøvesvar, notater og tilhørende nærkontakter. 

Lovverk

Smittevernloven 

MSIS-forskriften