Bestilling, mottak og retur av legemidler v. 1.16

Formål

  • Sikre god lagerstyring av legemidler og at de oppbevares forsvarlig
  • Ved bestilling og oppbevaring av legemidler skal helsepersonell sikre god ressursutnyttelse og en samfunnsøkonomisk forsvarlig praksis, i tråd med helsepersonelloven § 6. Dette innebærer at innkjøp og oppbevaring skal planlegges og gjennomføres på en måte som forebygger unødvendig svinn, overforbruk, feilbruk og unødvendige kostnader, samtidig som pasientsikkerheten og faglig forsvarlighet opprettholdes.
  • Bidra til at legemidler som ikke lenger er i bruk håndteres på en forsvarlig måte

Omfang/virkeområde/ansvar

  • Rutinen gjelder for medarbeidere som er involvert i å bestille, motta og returnere legemidler ved institusjonen på helsehus og langtidshjem
  • Institusjonssjef har overordnet ansvar for legemiddelhåndteringen ved institusjonen, og har ansvar for å tilrettelegge for at medisinromsansvarlig sykepleier får tid til å kvalitetssikre at bestillingene er forsvarlige og økonomiske.
  • Medisinromansvarlig sykepleier har ansvar som beskrevet i rutinen Legemiddellagre - ansvar og internkontroll

Aktivitet/beskrivelse

Etablering av "basisliste" med legemidler som skal lagerføres

Medisinromansvarlig sykepleier skal i samarbeid med legemiddelansvarlig lege sette opp en basisliste med legemidler som alltid skal være på lager og definere hvilken maksimums- og minimumsbeholdning dsse legemidlene skal ha. Ulike avdelinger kan samarbeide om basislistens innhold, slik at ikke alle avdelinger må ha legemidler som er kostbare eller sombrukes lite tilgjengelig. Basislisten, inkl. minimumsbeholdning og maksimumsbeholdning(minimumsbeholdning + standard bestillingsmengde) må være kjent for avdelingen, og brukes aktivt av de som bestiller legemidler

Anbefalt metode for hvordan utarbeide en basisliste (denne metoden forutsetter at legemiddellogistikken/ innkjøp tilsvarer det reelle forbruket og den mengden legemidler som anbefales lagerført):

  • Når basisliste skal utarbeides anbefales det at PBI-rapporten "Legemidler fra Apotek 1" benyttes. Alternativt må egen statistikk fra apoteket innhentes
  • Finn ut hvilke legemidler institusjonen bruker mest av og se hvor mye som er kjøpt inn i løpet av et år. Denne mengden deles på 52 uker, og da får man den mengden legemiddel som bør minimum må være på lager hver uke til bruk for pasienter/beboere.
  • For legemidler som ikke brukes regelmessig f.eks antibiotikakurer, gjør en skjønnsmessig vurdering av behovet.
  • Minimumsbeholdningen sier noe om når bestillingen skal utføres (minimumsbeholdningen bør være tilstrekkelig for å dekke et normalt forbruk tilsvarende 1 uke).
  • Minimumsbeholdning av følgende legemidler bør vurderes oppjustert utover 1 ukes forbruk basert på lokale vurderinger:
    • Legemidler som er bilige og brukes mye
    • Legemidler som brukes sjelden, men i større volum når de først brukes
    • Legemidler som anses svært viktige å ikke gå tom for
  • Maksbeholdning
    • Legemidler som er billige og brukes mye kan ha større maksbeholdning

Eksempler på legemidler som til enhver tid må være på lager:

  • Legemidler som brukes hyppig og regelmessig
  • Legemidler som regelmessig gis ved behov
  • Legemidler som vurderes nødvendig å ha tilgjengelig når et behov oppstår
  • Legemidler som regelmessig gis som kur, f. eks antibiotika
  • Legemidler brukt i livets siste dager
  • Legemidler til akuttskrin/tralle

Basisliste for langtidshjem:

Legemidlene som skal inngå i en basisliste er legemidler som i all hovedsak ikke pakkes i multidose. Det kan likevel være lurt å ha en minimumslbeholdning av multidoselegemidler, da tabletter kan falle på gulvet o.l. når posene skal håndteres. Dersom det er behov for et slikt lager skal det være så lite som mulig. 

Bestilling til lager

  • Legemidler bestilles fra den legemiddelgrossisten som Sykehjemsetaten har avtale med, for tiden Apotek 1.
  • Lege godkjenner bestillingslisten i Aponett (Apotek1s bestillingsløsning på nett) som angir hvilke legemidler som kan bestilles til institusjonen uten at lege må signere.
  • Bestilling bør gjøres på ett til to faste tidspunkter hver uke.
  • Det anbefales at et begrenset antall sykepleiere har hovedansvar for å bestille legemidler. Andre sykepleiere kan få stedfortrederfunksjon og bestille legemidler dersom ansvarlig sykepleier ikke er til stede.
  • Kun sykepleiere med oppgave om å bestille legemidler ska
  • l ha tilgang til bestillerfunksjon i Aponett. Andre kan ha tilgang for oppslag (f.eks. i forbindelse med legevisitt eller ordinering), men skal ikke foreta bestillinger.
  • Enkelte magistrelle produkter (legemidler som apotek lager med kort holdharhet), som for eksempel intravenøs ernæring (TPN) og smertekassetter må bestilles på egne skjema som finnes i Aponett. Veileder til bestilling og aktuelle skjema som skal brukes til bestilling ligger på forsiden i Aponett.
  • Institusjonssjef gir fullmakt til sykepleiere som skal bestille legemidler. Dokumentasjon på hvem som har slik fullmakt skal signeres av institusjonssjef og oppbevares i legemiddelpermen. Fullmakten ligger vedlagt under fanen "Relatert".
  • Ved rest/mangelsituasjoner som kan eller vil gi utfordringer skal bestiller kontakte Apotek 1s kundesenter på telefon/chat for å få hjelp. Kundesenteret skal være behjelpelig med å undersøke beholdning ved Apotek 1s kjedeapotek. Dersom aktuelle legemidler er på lager hos kjedeapotek skal disse kunne leveres til institusjonen. Dersom Apotek1 ikke kan skaffe legemiddelet, kan institusjonen skaffe legemiddelet via et apotek i annen kjede (som kan bestille fra annen legemiddelgrossist) NB: i slike tilfeller vil legemiddelet bli dyrere, og transport må dekkes av institusjonen. Dersom det ikke er en nasjonal mangelsituasjon av legemiddelet er det ønskelig med tilbakemelding til farmasøytene i SYE, slik at de eventuellt kan følge opp saken med Apotek1.
  • Apotek 1 har utarbeidet en rutine for hvordan bestillinger som sendes per faks skal sendes dersom faks ikke fungerer (har nedetid). Se vedlagte rutine under fanen relatert. Det anbefales at denne rutinen skrives ut og henges opp der det er aktuelt (ved faksen, på medisinrommet o.l.) 

​Økonomiske hensyn ved bestilling

  • Sykepleier som bestiller skal bruke basislisten når man vurderer hvilke legemidler og mengde legemidler som skal bestilles
  • Feilbestilte varer kan i svært begrenset grad returneres og krediteres. Institusjonen bør ha en gode rutiner for kommunikasjon/kontroll av behov utenom basislisten.
  • Billigste generiske alternativ bør som hovedregel velges (oppdatert informasjon om pris i Aponett)- unntak er dersom lege har vurdert at kun et spesifikt legemiddel skal brukes
  • For kostbare legemidler: Sjekk om legemiddelet finnes på lager i tilstrekkelig mengde, evt. undersøk om annen avdeling har legemidlet på lager. Bestill evt. minste mengde, spesielt dersom legemiddelet sjelden brukes.
  • Sykepleiere som bestiller bør jevnlig se over "Restbestillinger" i Aponett som ligger under "Ordrehistorikk." Dette for å unngå å få tilsendt legemidler som ikke lenger er aktuelle, og for å unngå gjentatt bestilling av samme vare.
  • For sykehjem med felles medisinrom skal sykepleier som bestiller forsikre seg om at alle avdelingers behov for legemidler er hensyntatt før bestillingen sendes 
  • Hastebestilling og akuttbestillingg benyttes kun unntaksvis i henhold til instruks fra Apotek 1.
    • Ved oppstart av nye legemidler skal lege vurdere om oppstart kan vente til neste ordinære bestilling. Dersom oppstart haster kan man undersøke om en annen avdeling har legemiddelet på lager. For langtidshjem: For legemidler som kan pakkes i multidose, men som må startes opp før neste multidoselevering og dermed hastebestilles - bestill minste tilgjengelige pakning
  • Medisinromansvarlig sykepleier gjennomgår antall hastebestillinger/hastepakk hvert kvartal med institusjonssjef og evt. lege. Årsaker til hastebestillingene kartlegges og det skal forsøkes å finne løsninger for hvordan hastebestillinger kan unngås eller reduseres.

3. Ulike legemiddelleveranser som tilbys fra Apotek 1

  • Normallevering: Bestilling som gjøres innen fast bestillingstidspunkt. Varer skal leveres innen 24 timer fra fast bestillingstidspunkt. Dette er inkludert i prisen på varene
  • Suppleringslevering:  Bestilling bør i hovedsak være klar til normalleveringsfristen, men en suppleringsbestilling kan gjøres innen 6 timer etter fast bestillingstidspunkt av normalleveranse. Denne leveres sammen med normalleveransen. Benytt følgende fremgangsmåte: 
    • På sykehjem med felles medisinrom skal sykepleier som sender suppleringsbestillingen avklare med de andre avdelingene om det er legemidler de ønsker inkludert i bestillingen​
    • Legg inn bestilling i Aponett som "hast"
    • Send e-post til kundesenter@apotek1.no med overskriften"Supplerende bestilling kundenummer xxxx"
  • Hastelevering: Levering utenom fast leveringstidspunkt. Skal kunne leveres innen 12 timer fra tidspunktet for bestilling. Gebyr på kr. 75,- (eks. mva)
  • Akuttlevering: Levering utenom fast leveringstidspunkt. Skal kunne leveres innen 4 timer fra tidspunktet for bestilling.​ Gebyr på kr. 150 (eks. mva)
  • Multidose 1 uke: kr. 10  (eks. mva)
  • Multidose 2 uker: kr. 20  (eks. mva)
  • Multidose 4 uker: kr. 40  (eks. mva)
  • Multidose hastepakk: kr. 250  (eks. mva)
  • Multidose akuttpakk: kr. 500  (eks. mva)
  • Multidose feriepakk: kr. 190  (eks. mva)

4. Bestilling av legemidler utenom Apotek 1 Skårerslettas faste åpningstider

Apotek 1 Skårersletta sin åpningstid er mandag til fredag kl. 08.00-17.00. Dersom det behov for å bestille legemidler på hverdager mellom kl. 17.00- 08.00 og i helger skal Apotek 1 Sfinxen kontaktes på telefon 907 12 734

  • Dersom det er behov for et legemiddel pasient/beboer allerede har fått ordinert kan legesignert Doseringsliste fra Gerica benyttes som resept
  • For oppstart av nye legemidler må lege ringe inn resept. Legesignert haste- og akuttskjema fra Aponett kan også benyttes. Institusjonens navn må alltid oppgis

5. Bestilling av multidose for langtidshjem

Se egen rutine, Bestilling av multidose for langtidshjem

6. Mottak av legemidler

Multidose

  • Multidose leveres i blå, forseglede kasser.
    • Kontroller navn på mottatte kasser.
    • Sjekk at forseglingen er ubrutt.
    • Kontroller navn på hvit etikett fra posten og gul etikett fra multidoseleverandør.
  • Ved åpning av kassen finner du ordreseddel og multidoserullene.
    • Sjekk at det er samsvar mellom navn på ordreseddel og navn på multidoserullene. Ved avvik med dette til Apotek 1 omgående.
    • Nye pakklister/ ordinasjonskort og bilderapporter er vedlagt ved endringer. Det vil fremkomme i endringsrapport om det er gjort et bytte til rimeligere synonympreparat (såfremt legen ikke har haket av for reservasjon mot dette).
    • Dersom det er gjort skifte til synonympreparat må dette oppdateres i Gerica. Ordinasjonslisten/ pakklisten og bilderapport legges i legemiddelpermen bak Doseringslisten.
    • Gammelt ordinasjonskort/ pakkliste og bilderapport tas ut av permen og makuleres.
  • Før sykepleier dokumenterer at multidoserullen er klargjort i Kvitteringslisten, må det undersøkes om legen har endret forskrivning siden multidose-bestillingen ble oversendt Apoteket. Dette gjøres ved å gå gjennom rullens første døgn og sjekke om innholdet av legemidler er i henhold til siste oppdaterte Doseringsliste. Dersom det er legemidler i multidosen som ikke skal gis hver dag må også disse sjekkes.  
  • Dersom det oppdages at innholdet i multidoserullen ikke er i henhold til den bestillingen som ble sendt apoteket skal apoteket kontaktes umiddelbart. Avviket skal meldes ved å benytte Apotek 1 sitt eget skjema eller ved å ringe Kundesenteret. Avviket skal også meldes i EQS og farmasøytene i SYE skal orienteres ved at det sendes en e-post til julie.wendelbo@sye.oslo.kommune.no eller elin.trapnes@sye.oslo.kommune.no

Andre legemidler

  • Plomberte legemiddelkasser fra leverandør tas i mot ved institusjonen. 
  • Det kvitteres for mottak og gis beskjed til sykepleier.
  • Den som mottar legemiddelkassene er ansvarlig for at de oppbevares innelåst og utilgjengelig for uvedkommende inntil de blir hentet av sykepleier.
  • Legemidlene pakkes ut og settes på plass av to sykepleier umiddelbart etter de er levert. 
  • Ved utpakking kontrollerer sykepleier følgende:
    • At mottatte legemidler stemmer overens med bestillingog ordreseddel. Ordreseddelen kvitteres med dato/signatur og leveres regnskapsansvarlig ved institusjonen.
    • Sjekk at legemidler med kortere holdbarhet enn 6 mnd. er merket med lapper der det står "OBS Kort holdbarhet." Hvis disse legemidlene ikke er merket av Apotek 1, må det gjøres ved utpakking. Meld avviket om manglende merking til Apotek 1.
    • Legemidlenes oppbevaringsbetingelser kontrolleres når de settes på plass. 
      • Legemidler som skal stå i romtemperatur (under 25 grader) plasseres i skap/på hylle under riktig ATC-kode som angitt i Felleskatalogen. 
      • Kun legemidler med krav til kjølig oppbevaring (2-8 grader) settes i kjøleskapet.
    • A-preparater kontrolleres av to sykepleiere, evt. helsefagarbeider med fullmakt og settes straks inn i låsbart skap beregnet for oppbevaring av A-preparater.  For regnskapsføring, se rutine Oppbevaring og kontroll av legemidler i reseptgruppe A og B (Ikke tilgjengelig)
  • Ved feilleveranse eller skade på legemiddel kontaktes Apotek 1 umiddelbart for avtale om retur

7. Kassasjon og retur

  • For langtidshjem og helsehus der ulike avdelinger har felles medisinrom: Medisinromansvarlig sykepleier bør sørge for at legemidler som ikke er i bruk tilbys andre avdelinger.
  • Legemidler til kassasjon må holdes adskilt fra legemidler som returneres til leverandør.
    • Retur: Legemidler som skal returneres til leverandør, pakkes, merkes og plomberes i henhold til leverandørens instruks. Kassene med legemidler til retur oppbevares innelåst og utilgjengelig for uvedkommende inntil de blir hentet av leverandør.
      • ​​Hvis apoteket sender feil legemidler, ta kontakt med Kundesenteret til Apotek 1. Legemidlene tas i retur og krediteres og institusjonen får tilsendt de riktige legemidlene. Begge kjøpene vil være synlig på statistikken.  
      • Hvis institusjonen bestiller feil kan ikke apoteket ta legemidlene i retur i henhold til forfalskningdirktivet og krav til sporbarhet. ​Ved feilbestillinger, anbefales det å ha varen på lager til utløpsdato – i tilfelle legemiddelet kommer til nytte, evt. høre med andre avdelinger evt andre sykehjem om de kan ha bruk for varen.
    • Kassasjon av løse tabletter o.l.: Disse legemidlene puttes i en "Seponett." Seponetten kan bestilles i Aponett eller OneMed og returneres til Apotek 1 for destruksjon når den er full. 
    • Kassasjon av multidose-ruller: Multidoseruller som ikke innholder A- og B-preparater kan kastes i "destruksjonsesken." Dersom multidoserullen inneholder A- og B-preparater må disse fjernes og kastes i "Seponett."
    • Kassasjon av hele pakninger, brett, kremer, salver, inhalasjonslegemidler etc.: Disse legemidlene legges i en "destruksjonsekse." Esken kan bestilles på Aponett og returneres apoteket når den er full.  
    • Kassasjon av flytende legemidler, inkludert smertekassetter: Rester av flytende legemidler tømmes i egen "Seponett" beregnet for flytende legemidler. Denne kan bestilles i Aponett/OneMed. Seponetten leveres Apotek 1 for destruksjon når den er full.  Flytende legemidler skal ikke helles i vask/ avløp.
    • Kassasjon av plaster: Plastre (brukte/ubrukte) skal ikke kastes i vanlig avfall. Limsiden klistres sammen og plasteret kastes i "destruksjonsesken" eller kanylebøtte. Smerteplastre skal klistres sammen og gjøres utilgjengelig, f. eks ved kasting i kanylebøtte. 
    • Kassasjon av brukte infusjonssett med rester av antibiotika, cytostatika etc.: Kastes i risikoavfallsboks som så sendes til forbrenning
  • Ved retur og destruksjon av A- og B-preparater se rutine Oppbevaring og kontroll av legemidler i reseptgruppe A og B (Ikke tilgjengelig)

Kompetanse

Medisinromansvarlig sykepleier og andre som skal bestille legemidler skal ha gjennomført e-læringskurset, "Smart bestilling av legemidler" i regi av Apotek1. Kuset er å finne på Aponett under "nyttige lenker".

Annen nyttig informasjon

Informasjon om legemiddelmangel finnes i bestillingsportalen Aponett (lenke til DMP) eller på internett Legemiddelmangel - oversikt, råd og tiltak - Direktoratet for medisinske produkter

Godkjent generisk bytte kan finnes på DMP sine nettsider for medisinbytte. Felleskatalogen kan også benyttes ved å gå inn på det produktet du vurderer å bytte. Finn overskriften "medisinbytte" (ikke benytt kun ATC-kode!)

 

Hjemmel

Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp

Rundskriv: Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Helsepersonelloven