Bestilling, mottak og retur av legemidler v. 1.15

Formål

  • Sikre god lagerstyring av legemidler og at de oppbevares forsvarlig
  • Bidra til at legemidler som ikke lenger er i bruk håndteres på en forsvarlig måte

Omfang/virkeområde/ansvar

  • Prosedyren gjelder for medarbeidere som er involvert i å bestille, motta og returnere legemidler ved institusjonen på helsehus og langtidshjem
  • Institusjonssjef har overordnet ansvar for legemiddelhåndteringen ved institusjonen, og har ansvar for å tilrettelegge for at medisinromsansvarlig sykepleier får tid til å kvalitetssikre at bestillingene er forsvarlige og økonomiske.
  • Medisinromansvarlig sykepleier har ansvar som beskrevet i prosedyren Legemiddellagre - ansvar og internkontroll (Ikke tilgjengelig)

Aktivitet/beskrivelse

1. Etablering av "basisliste" med legemidler som skal lagerføres

  • Medisinromansvarlig sykepleier skal i samarbeid med lege å sette opp en basisliste med legemidler som alltid skal være på lager og definere hvilken maksimums- og minimumsbeholdning disse legemidlene skal ha.
    • Minimumsbeholdningen sier noe om når bestillingen skal utføres (minimumsmengden bør være tilstrekkelig for å dekke et normalt forbruk tilsvarende ca 1 uke)
    • Maksbeholdning er gjennomsnittlig bestillingsmengde (hel pakning) pluss minimumsbeholdningen
  • For helsehus: Legemidler som skal inngå i en basisliste vil være de legemidlene som hyppigst brukes og andre legemidler som alltid bør finnes tilgjengelig.
  • For langtidshjem: Legemidlene som skal inngå i en basisliste er legemidler som i all hovedsak ikke pakkes i multidose. Det kan likevel være lurt å ha et minimumslager av multidoselegemidler, da tabletter kan falle på gulvet o.l. når posene skal håndteres. Dersom det er behov for et slikt lager skal det være så lite som overhodet mulig. 
    Eksempler på andre kategorier:
    • Legemidler som gis ved behov
    • Legemidler brukt i livets siste fase
    • Legemidler som ikke kan pakkes i multidose fordi dette kan føre til forringelse av legemidlenes fysikalsk-kjemiske egenskaper eller pga HMS-hensyn
    • Legemiddelformer som ikke kan doseres i dosett/multidose (alt annet enn kapsler og tabletter)
    • Legemidler til akuttskrin/tralle
  • For å finne gjennomsnittlig bestillingsmengde kan man bruke årsstatistikken for legemiddelinnkjøp som leveres fra apoteket. Finn ut hvilke legemidler sykehjemmet bruker mest av og se hvor mye som er kjøpt inn i løpet av et år. Denne mengden deles på 52 uker, og da får man den mengden legemiddel som bør minimum må være på lager hver uke til bruk for beboerne. NB: ved legemidler som ikke brukes regelmessig f.eks antibiotikakurer, må en skjønnsmessig vurdering av behovet utføres.
  • Når man har gjort dette, kan man videre etablere en «favorittliste» i Aponett som nettopp består av de legemidlene som brukes mest. Det går også an å etablere flere favorittlister med ulike kategorier av legemidler hvis det er ønskelig for bedre oversikt. 

2. Bestilling

  • Legemidler bestilles fra den legemiddelgrossisten som Sykehjemsetaten har avtale med, for tiden Apotek 1. Private/ideelle sykehjem kan ha avtale med andre legemiddelgrossister
  • Lege godkjenner en bestillingsliste som angir hvilke legemidler som kan bestilles til institusjonen uten at lege må signere.
  • Bestilling bør gjøres på ett til to faste tidspunkter hver uke.
  • Det anbefales at et fåtall sykepleiere har hovedansvar for å bestille legemidler. Andre sykepleiere kan få stedfortrederfunksjon, og kan bestille legemidler dersom sykepleier med hovedansvar ikke er til stede. Stedfortreder, skal så raskt som mulig informere ansvarlig sykepleier om bestillinger som er foretatt i hans/hennes fravær. Kun de som har fått til oppgave å foreta bestillinger bør ha tilgang til Aponett. Andre kan få tilgang, men de skal da ikke foreta bestillinger, men kun gjøre oppslag for å se hva som er bestilt inn, f. eks i forbindelse med legevisitt/ordinering.
    • Institusjonssjef skal gi fullmakt til sykepleiere som skal bestille legemidler. Dokumentasjon på hvem som har slik fullmakt signeres av institusjonssjef og oppbevares i legemiddelperm. Fullmakten ligger vedlagt under fanen relatert. 
  • Det dokumenteres hvem som har foretatt bestilling ved at utskrift av bestilling dateres og signeres av sykepleier. Dersom det er bestilt legemidler som ikke omfattes av bestillingslisten skal lege signere på utskriften. 
  • Sykepleiere som bestiller bør jevnlig bør se over "Restbestillinger" i Aponett som ligger under "Ordrehistorikk." Dette for å unngå å få tilsendt legemidler som ikke lenger er aktuelle
  • Ved rest/mangelsituasjoner skal sykepleier kontakte Apotek 1s kundesenter på telefon/chat for å få hjelp. Kundesenteret skal være behjelpelig med å undersøke beholdning ved Apotek 1s kjedeapotek. Dersom aktuelle legemidler er på lager hos kjedeapotek skal disse kunne leveres til institusjonen (hast uten påslag). Dersom Apotek1 ikke kan skaffe et legemiddel, har institusjonen mulighet til å skaffe legemidlet via et annet apotek (som kan bestille fra annen grossist).
  • Ved bestilling av legemidler skal det tas økonomiske hensyn:
    • Der det finnes synonympreparater velges fortrinnsvis rimeligste alternativ. Dyrere alternativ kan bestilles dersom lege har forordnet dette. 
    • Dersom man trenger dyre legemidler som brukes sjelden skal det undersøkes om annen avdeling har legemidlet på lager (basislistene for de ulike avdelingene bør være kjent). Dyre legemidler bestilles i så små kvanta som mulig.
    • Sykepleier som bestiller skal bruke basislisten når man vurderer mengde legemidler som skal bestilles.
    • Hastebestilling benyttes kun i nødsfall i henhold til instruks fra Apotek 1. Ved oppstart av nye legemidler skal lege vurdere om oppstart kan vente til neste ordinære bestilling. Dersom oppstart haster kan man undersøke om en annen avdeling har legemiddelet på lager. I tilfeller der hastebestilling er påkrevet, bestill minste tilgjengelige pakning. 
      • Dersom de nye legemidlene kan pakkes i multidose, kan man fremfor hastebestilling, bestille hastepakk av multidose. Dette har flere fordeler. Man får da levert kun det antall tabletter/kapsler som skal leveres ut frem til neste hovedlevering av multidose. Evt. gammel rull må kasseres. 
    • Medisinromansvarlig sykepleier gjennomgår antall hastebestillinger/hastepakk hvert kvartal med institusjonssjef og evt. lege. Årsaker til hastebestillingene kartlegges og det skal forsøkes å finne løsninger for hvordan hastebestillinger kan unngås eller reduseres.
  • Apotek 1 har utarbeidet en prosedyre for hvordan bestillinger skal sendes dersom deres faks ikke fungerer (har nedetid). Se vedlagte prosedyre under fanen relatert. Det anbefales at denne prosedyren skrives ut og henges opp der det er aktuelt (ved faksen, på medisinrommet o.l.) 

3. Leveringsbetingelser Apotek 1 

  • Normallevering
    • Bestilling som gjøres innen fast bestillingstidspunkt. Varer skal leveres innen 24 timer fra fast bestillingstidspunkt. Dette er inkludert i prisen på varene
  • Suppleringslevering
    • Bestilling som gjøres innen 6 timer etter fast bestillingstidspunkt av normalleveranse. Skal leveres sammen med normalleveransen
  • Hastelevering
    • Levering utenom fast leveringstidspunkt. Skal kunne leveres innen 12 timer fra tidspunktet for bestilling. Det tilkommer gebyr på kr. 120,-
  • Akuttlevering
    • Levering utenom fast leveringstidspunkt. Skal kunne leveres innen 4 timer fra tidspunktet for bestilling.​ Det tilkommer gebyr på kr. 210,-​​

4. Bestilling av legemidler utenom Apotek 1 Skårerslettas faste åpningstider

Apotek 1 Skårersletta sin åpningstid er mandag til fredag kl. 08.00-17.00. Dersom det behov for å bestille legemidler på hverdager mellom kl. 17.00- 08.00 og i helger skal Apotek 1 Sfinxen kontaktes på telefon 907 12 734

  • Dersom det er behov for et legemiddel pasient/beboer allerede har fått ordinert kan legesignert Doseringsliste fra Gerica benyttes som resept
  • For oppstart av nye legemidler må lege ringe inn resept. Legesignert haste- og akuttskjema fra Aponett kan også benyttes. Institusjonens navn må alltid oppgis

5. Bestilling av multidose

Se egen rutine, Bestilling av multidose for langtidshjem

6. Mottak av legemidler

Multidose

  • Multidose leveres i blå, forseglede kasser.
    • Kontroller navn på mottatte kasser.
    • Sjekk at forseglingen er ubrutt.
    • Kontroller navn på hvit etikett fra posten og gul etikett fra multidoseleverandør.
  • Ved åpning av kassen finner du ordreseddel og multidoserullene.
    • Sjekk at det er samsvar mellom navn på ordreseddel og navn på multidoserullene. Ved avvik kontakt apoteket omgående.
    • Nye pakklister/ ordinasjonskort og bilderapporter er vedlagt ved endringer. Det vil fremkomme i endringsrapport om det er gjort et bytte til rimeligere synonympreparat (såfremt legen ikke har haket av for reservasjon mot dette).
    • Dersom det er gjort skifte til synonympreparat må dette oppdateres i Gerica. Ordinasjonslisten/ pakklisten og bilderapport legges i legemiddelpermen bak Doseringslisten.
    • Gammelt ordinasjonskort/ pakkliste og bilderapport tas ut av permen og makuleres.
  • Før sykepleier dokumenterer at mulitoserullen er klargjort i Kvitteringslisten, må det undersøkes om legen har endret forskrivning siden multidose-bestillingen ble oversendt Apoteket. Dette gjøres ved å gå gjennom rullens første døgn og sjekke om innholdet av legemidler er i henhold til siste oppdaterte Doseringsliste. Dersom det er legemidler i multidosen som ikke skal gis hver dag må også disse sjekkes.  
  • Dersom det oppdages at innholdet i multidoserullen ikke er i henhold til den bestillingen som ble sendt apoteket skal apoteket kontaktes umiddelbart. Den uønskede hendelsen skal meldes ved å benytte Apotek 1 sitt eget skjema eller ved å ringe Kundesenteret. Den uønskede hendelsen skal også meldes i EQS og farmasøytene i SYE skal orienteres ved at det sendes en e-post til julie.wendelbo@sye.oslo.kommune.no eller elin.trapnes@sye.oslo.kommune.no

Andre legemidler

  • Plomberte legemiddelkasser fra leverandør tas i mot ved institusjonen. 
  • Det kvitteres for mottak og gis beskjed til sykepleier.
  • Den som mottar legemiddelkassene er ansvarlig for at de oppbevares innelåst og utilgjengelig for uvedkommende inntil de blir hentet av sykepleier.
  • Legemidlene pakkes ut og settes på plass av to sykepleier umiddelbart etter de er levert. 
  • Ved utpakking kontrollerer sykepleier følgende:
    • At mottatte legemidler stemmer overens med bestilling og ordreseddel. Ordreseddelen kvitteres med dato/signatur og leveres regnskapsansvarlig ved institusjonen.
    • Sjekk at legemidler med kortere holdbarhet enn 6 mnd. er merket med lapper der det står "OBS Kort holdbarhet." Hvis disse legemidlene ikke er merket av Apotek 1, må det gjøres ved utpakking. Meld fra til Apotek 1 om manglende merking.
    • Legemidlenes oppbevaringsbetingelser kontrolleres når de settes på plass. 
      • Legemidler som skal stå i romtemperatur (under 25 grader) plasseres i skap/på hylle under riktig ATC-kode (angitt i Felleskatalogen). 
      • Kun legemidler med krav til kjølig oppbevaring (2-8 grader) settes i kjøleskapet.
    • A-preparater kontrolleres av to sykepleiere (evt. medarbeider med fullmakt) og settes straks inn i låsbart skap beregnet for oppbevaring av A-preparater. Mottatt mengde føres inn i regnskapet over A-preparater, beholdning kontrolleres og begge signerer. Se for øvrig prosedyre Oppbevaring og kontroll av legemidler i reseptgruppe A og B (Ikke tilgjengelig)
  • Ved feilleveranse eller skade på legemiddel kontaktes leverandør umiddelbart for avtale om retur.

7. Kassasjon og retur

  • For langtidshjem og helsehus der ulike avdelinger har felles medisinrom: Sykepleier har ansvar for at legemidler som ikke er i bruk tilbys andre avdelinger dersom de ikke har gått ut på dato. 
  • Legemidler til kassasjon må holdes adskilt fra legemidler som returneres til leverandør.
    • Retur: Legemidler som skal returneres til leverandør, pakkes, merkes og plomberes i henhold til leverandørens instruks. Kassene med legemidler til retur oppbevares innelåst og utilgjengelig for uvedkommende inntil de blir hentet av leverandør.
      • ​​Hvis apoteket sender feil legemidler, ta kontakt med Kundesenteret til Apotek 1. Legemidlene tas i retur og krediteres og institusjonen får tilsendt de riktige legemidlene. Begge kjøpene være synlig på statistikken.  
      • Hvis institusjonen bestiller feil kan ikke apoteket ta legemidlene i retur i henhold til forfalskningdirktivet og krav til sporbarhet. ​Ved feilbestillinger, anbefales det å ha varen på lager til utløpsdato – i tilfelle legemiddelet kommer til nytte, evt. høre med andre avdelinger evt andre sykehjem om de kan ha bruk for varen.
    • Kassasjon av løse tabletter o.l.: Disse legemidlene puttes i en "Seponett." Seponetten kan bestilles i Aponett eller OneMed og returneres til Apotek 1 for destruksjon når den er full. 
    • Kassasjon av multidose-ruller: Multidoseruller som ikke innholder A- og B-preparater kan kastes i "destruksjonsesken." Dersom multidoserullen inneholder A- og B-preparater må disse fjernes og kastes i "Seponett."
    • Kassasjon av hele pakninger, brett, kremer, salver, inhalasjonslegemidler etc.: Disse legemidlene legges i en "destruksjonsekse." Esken kan bestilles på Aponett og returneres apoteket når den er full.  
    • Kassasjon av flytende legemidler, inkludert smertekassetter: Rester av flytende legemidler tømmes i egen "Seponett" beregnet for flytende legemidler. Denne kan bestilles i Aponett/OneMed. Seponetten leveres Apotek 1 for destruksjon når den er full.  Flytende legemidler skal ikke helles i vask/ avløp.
    • Kassasjon av plaster: Plastre (brukte/ubrukte) skal ikke kastes i vanlig avfall. Limsiden klistres sammen og plasteret kastes i "destruksjonsesken" eller kanylebøtte. Smerteplastre skal klistres sammen og gjøres utilgjengelig, f. eks ved kasting i kanylebøtte. 
    • Kassasjon av brukte infusjonssett med rester av antibiotika, cytostatika etc.: Kastes i risikoavfallsboks som så sendes til forbrenning
  • Ved retur og destruksjon av A- og B-preparater se prosedyre Oppbevaring og kontroll av legemidler i reseptgruppe A og B (Ikke tilgjengelig)

Kompetanse

Medisinromansvarlig sykepleier og andre som skal bestille legemidler skal ha gjennomført e-læringskurset, "Smart bestilling av legemidler" i regi av Apotek 1. Kuset er å finne på Aponett under "nyttige lenker"

Hjemmel

Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp

Rundskriv: Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp