Formål

Bruke tjenestetelefoner med LifeCare Mobil Pleie (LMP) som grunnlag for fakturering av egenandel, og fjerne bruk av arbeidssedler. Sikre at tjenestemottakere av praktisk bistand mottar korrekt faktura. 
 

Omfang/Virkeområde

Den enkelte ansatte skal gjennomføre egenkontroll av utførte besøk etter utført vakt. 

Fakturaansvarlig skal hver måned sjekke kontrollrapportene før generering av faktura.
 

Ansvar

Pro-seksjonen har ansvar for rutinen. Virksomheten har ansvar for å at kontrollen blir gjennomført.
 

Aktivitet/Beskrivelse

Byrådsavdelingen ga Helseetaten i oppdrag i samarbeid med representanter fra bydeler å utrede nye måter for kontroll og oppfølging av fakturering av egenandeler for hjemmetjenester/praktisk bistand. Dette i stedet for å bruke arbeidssedler.

Arbeidsseddelen ble innført 2007 og er veldig ressurskrevende for virksomhetene og administrere, og det har lenge vært et sterkt ønske om at kontrollen og oppfølgingen av fakturagrunnlaget skulle endres. I 2007 fantes det ikke funksjonalitet for journalføring på tjenestetelefoner med LifeCare Mobil Pleie (LMP). Arbeidsgruppen mener derfor at riktig bruk av Gerica på tjenestetelefoner kan erstatte gammel rutine, og derfor fjerne dagens arbeidssedler. 
 

God praksis

• Det må sikres rett bruk av LMP, og sikre at alle ansatte har fått opplæring/mestrer bruken av LMP, for å sikre at fakturagrunnlaget/egenandel hos bruker blir korrekt. Ved overgang til ny ordning uten arbeidssedler bør det være høyt fokus på dette.
• Det er god praksis å fortelle bruker når du kommer at nå starter tiden på oppdraget. Fortell bruker når oppdraget avsluttes, hva totaltiden ble, og at dette lagres på telefonen/LMP appen.
• Bruker, eller pårørende/personer med fullmakt, kan tipses om å sjekke registrerte oppdragstider på helsenorge.no. Informasjon som vises på helsenorge.no:
  • startdato- tid
  • varighet
  • tiltakstype
  • tjenestetype
  • ansatt som har utført besøket
• Ved klager på oppdragstid og faktura oppfordres bydelene til å ha en "raus praksis" på dette. Uten underskrevne arbeidssedler har man ingen dokumentert godkjenning fra bruker selv på at det er enighet om oppdragstiden.  
   

Dokumentasjon ved bruk av Lifecare Mobil Pleie (LMP)

I Oslo kommune er det et krav om at tjenestetelefoner med LifeCare Mobil Pleie (LMP) skal benyttes. Bystyret har vedtatt at alle kommunale og private leverandører av hjemmesykepleie og praktisk bistand i hjemmet skal benytte tjenestetelefoner. (Felleskriv til bydelene nr. 8/2013, saksnr. 200205178-222). Lenke: Gerica - Lifecare mobil pleie (LMP) - bruk av tjenestetelefoner m LMP i pleie- og omsorgstjenesten
 

Ny rutine med signeringsskjema

Det er tilrettelagt for at utfører/leverandører i bydel/etat kan benytte signeringsskjemaet for dokumentasjon av gjennomført opplæring av ansatte. Ansatte i virksomheten kvitterer da for at de er innforstått med rutine for riktig bruk av LifeCare Mobil Pleie (LMP).

Signeringsskjemaet inneholder beskrivelse av følgende:

• Hvordan ansatte skal dokumentere ved:
  • Utførte oppdrag i henhold til planlagt tid
  • Avbestilling/kansellering av deler av besøket  
  • Avvik på tid  
  • Ekstra tiltak/besøk (direkte brukertid grunnet akutte behov - uten vedtak)
  • Kansellering av besøk  
• Rutine for egenkontroll.
  • Egenkontroll, sjekk filter 14823 OK_Oversikt Mine besøk i dag i journalbildet, eventuelt kan man sjekke siste uke ved å åpne timebok og velge journaltype 7; arbeidsliste. Ansatt skal kontrollere at alle tildelte besøk er utført/journalført. 
• Nedetid eller planlagt nedetid.
  • Backup rutiner for Gerica benyttes, virksomheten skal ha egne lokalrutiner for backup.  

 Kvitteringsskjema for rett bruk av LMP ved betalbare oppdrag (Ikke tilgjengelig)

Kontrollrapporter

Følgende rapporter skal kontrolleres hver mnd.

Kontroller følgende:	Benytt rapport	Beskrivelse av rapporten
Sjekke planlagt/beregnet tid (korrigert for midlertidig stopp) opp mot utført tid.	Tjenestebildet Id15522 "OL_Utvidet BUM-rapport NY" som kontrollrapport.	Rapporten viser en sammenstilling av bestilt, planlagt og utført tid. Den kan brukes som en kontroll for å finne avvik mellom disse. Se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen
Kontrollere at alle arbeidslister er journalført, som skal journalføres.	Journalbildet Id nr.15238 "OK_Ubekreftede arbeidslistejournaler – detaljert".	Rapporten gir oversikt over alle arbeidslistejournaler som ikke er journalført. Se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen
Viser hva som skal faktureres av egenandeler.	Journalbildet Id 11789 "OK_Oversikt -sjekk registrert egenandel"	Se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen

I tillegg til overnevnte kontroller, finnes andre relevante kontrollfiltre, se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen fra side 25 til 34.
 

Ved klage på faktura

• Sjekke hva som er journalført på tjenestemottaker med fritekst. Kontroller estimat i tiltak, og om det er haket av for fakturering.
  • Rapport i journalbildet Id nr -22 "Journaler per bruker" benyttes. Rapporten viser journaler og oppdrag som er ført på tjenestemottaker. 
• Sjekke om dokumentasjonen er blitt er utført fra LifeCare Mobil Pleie (LMP) eller PC.  
  • Velg fanen journaltype, sett inn 110 praktisk bistandsjournal. Søk opp filter id 33555 i journalbildet "OK_Oversikt Ikke utført besøk LMP/eRom". Filteret henter ut alle brukere som er blitt journalført på pc.
  • Velg fanen journaltype, sett inn 110 praktisk bistandsjournal. Søk opp filter id 33554 i journalbildet "OK_Oversikt_Utført besøk LMP/eRom". Filteret henter ut alle brukere som er blitt journalført på LMP/eRom.
• Sjekke utført tid opp mot planlagt tid.
  •  Rapport id 15522 "OL_Utvidet BUM" rapport benyttes, se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen. 
• Undersøke med den ansatte som har dokumentert besøket.
   

Referanser

Se manual Kontroll og kvalitetssikring av data i brukervalgsordningen

Se manual Gerica - Brukervalg - Leverandør/Utfører - Brukerveileder

Bruk av tjenestetelefoner i pleie og omsorgstjenesten