Innledning

Det er viktig at alle tjenestesteder som yter helsetjenester i hjemmet har tydelige og gjennomførbare rutiner som muliggjør daglig drift slik at innbyggerne mottar nødvendig helsehjelp, selv ved uventet nedetid i Gerica. Samtidig er det like viktig at rutinen ikke blir så omfattende at den ikke blir gjennomførbar.

Formål

Rutinen skal sikre mest mulig lik praksis på tvers av bydelene og beskriver:

• Minimumskrav til hvilke back-up-rapporter som skal skrives ut.

• Frekvens for utskrift av rapportene.

• Fremgangsmåte for å hente ut rapportene fra Gerica.

• Forsvarlig oppbevaring av utskrifter på tjenestestedet.

Virksomhetene er pålagt å ha backup rutiner for uventet nedetid. Den enkelte virksomhet skal ta utgangspunkt i denne rutinen, og utarbeide lokale rutiner hvor følgende defineres tydelig:

• Hva som tas utskrift av
• Hvem som har ansvar for å ta ut utskrift
• Hvor ofte det tas utskrift av ulike rapporter
• Hvor lenge utskrifter oppbevares
• Hvor og hvordan utskrifter oppbevares

Virksomhetene kan ved behov, legge til andre utskrifter til sine lokale rutiner i tillegg til det som i denne rutinen er definert som minimum.

Hensikten med rutinen

Sikre at virksomhetene har minimum back-up løsninger som sikrer at egne brukere ivaretas ved uventet nedetid i Gerica.

Hvem gjelder rutinen for

Virksomheter som benytter Gerica for arbeidsplanlegging og dokumentasjon.

Virksomheter som yter nødvendig helsehjelp i hjemmet.

Ansvarsfordeling

Tjenesteleder for hjemmetjenestene er ansvarlig for at rutine er kjent og blir benyttet av virksomhetene.

Utførelse av rutine

Rapport som tas ut daglig: 

MÅ utføres på det enkelte tjenestestedet.

Stå i arbeidsplanleggingsbildet, klikk på skriverikonet og velg:

•  16011 OK Besøksliste

Rapporten kan kjøres for alle nivåer, eller per avdeling

Denne rapporten viser alle fordelte besøk på angitt nivå og tidsrom, sortert på ansatt. Dermed har virksomheten god oversikt over hvilke brukere den enkelte ansatt skal besøke i løpet av vakten.

Om ønskelig, kan sortering endres til brukernavn, slik at det blir oversiktlig og enkelt å gjenfinne brukere og hvem ansatt som har ansvar for besøket.

OK_Besøksliste kan kombineres med *OSLO 84* tiltak med aktiv tidsplan (se neste pkt) for detaljer om tiltak/tidsplan for brukers besøk. Tas ut fra tjenestebildet.

 

 KAN utføres på det enkelte tjenestestedet:

• -15 OK Arbeidsliste per ansatt.

Lagres som PDF til felles sikkert lagringsområde (X området) etter at fordeling er ferdigstilt. Kan printes ut ved uventet nedetid i Gerica / LMP. Slettes når vakten er gjennomført. Forutsetning for at dette skal fungere ved uventet nedetid er at sikker sone og filstruktur / printerløsning ikke er berørt av nedetiden.

Denne mellomlagringen skal gjøres i mappe med lokal tilgangsstyring, ikke Gerica mappa, da det er svært mange som har tilgang til den.

Rapporter som tas ut ukentlig:

Stå i tjenestebildet, klikk på skriverikonet og velg

•  15001 *Oslo 84* Tiltak med aktiv tidsplan

Denne rapporten tas ut for en uke av gangen fram i tid på fast ukedag slik at man sikrer at det er én uke tidsintervall. Denne filmen viser hvordan rapporten tas ut: 

Video visning.

•  - 10 Brukers nøkler. Tas ut fra brukerbildet.
• 17930 - Tjeneste status med adresser. Tas ut fra tjenestebildet.

Anbefalt rapport som kan tas ut månedlig:

• -7 Brukerkort. Tas ut fra brukerbildet.

Brukerkort i papir på alle brukere oppbevares på tjenestested. Kontinuerlig vedlikehold. Ved nye brukere, legg inn nytt brukerkort. Ved avslutning av tjeneste tas brukerkort ut. 

Brukerkort for alle brukere tas ut månedlig for å sikre oppdatert oversikt. For oversikt bl.a over brukers pårørende.

OBS: hemmelig (fortrolig) adresse, kode 6 og 7. Hvis det er registrert en adresse i adressefeltet, skal denne endres ihht. rutinebeskrivelsen under.

Det er viktig at alle ansatte er kjent med rutinen Dokument «Gerica - Sperret adresse brukerreise - Rutine», ID 34740 - EQS. Her står det beskrevet hvordan faktisk oppholdsadresse skal håndteres og oppbevares.
 

Oversikt over brukers aktive medisiner:

Det skal alltid foreligge oppdatert medisinoversikter, både hos bruker og i perm hos hjemmesykepleien. Felles rutiner for legemiddelhåndtering i Oslo beskriver detaljert hvordan man sikrer at medisioversikter alltid er oppdatert, også i papir, både hos bruker og tjenesten. Derfor er faste rapport uttak knyttet til brukers medisiner ikke en del av denne rutinen.  

I Overordnet rutine for legemiddelhåndtering i Oslo -> Istandgøring av legemidler -> Generelt beskrives dette: 

"En oppdatert utskrift av legemiddellisten fra Gerica eller sist oppdaterte ordinasjonskort fra apoteket skal alltid oppbevares i en perm på tjenestestedet og i pasientens hjem. Dette er spesielt viktig dersom Gerica er nede, eller om LMP-systemet ikke fungerer."
 

Evakuering av brukere/strømbrudd: 

Brukerkortets fane "Diverse" i Gerica har egne felt for å registrere behov for hjelp til evakuering ved krisesituasjoner, samt felt for å registrere om bruker benytter medisinsk utstyr som krever strøm.

Bydelene skal ha egne rutiner for registrering av disse feltene, og rutiner for uttak av rapporter i papir. Utskriftene skal oppbevares tilgjengelig og forsvarlig i bydelen.

Registrering av disse feltene er en del av BOB rutinen.Tjenesteansvarlig og primærkontakt har ansvar for at feltene er registrert i henhold til brukers behov for bistand.[LINK TIL BOB RUTINE]

Disse seleksjonene kan benyttes for uttak av rapporter som viser hvilke brukere som har behov for hjelp.

Hak av for brukere, benytt rapport -3 brukerliste, eller flett til egnet mal i excel.
 

Dokumentasjon ved uventet nedetid:

Løpende dokumentasjon som ved normal drift registreres på tjenestetelefonens LMP app (som kl fra/til, fritekst, helsekort) skal føres på papirarbeidsliste, eller egen besøksliste og oppbevares på tjenestestedet. Etterregistreres når Gerica er tilgjengelig og i normal drift. 
 

Referanser

Gerica - Nedetid/heng - Rutine

Gerica - Nedetid/heng - Ansatte - Rutine

Nedetid/ heng - Systemkoordinator (2)