Innholdsfortegnelse
Hva er hensikten med brukerveiledningen
Hvem gjelder brukerveiledningen for
1. Registrere tjenesteansvarlig (TA)
2. Registrere primærkontakt (PK)
3.1 Registrere legemidler inkludert indikasjon og cave
3.3 Dokumentere behandlingsavklaringer
4. Utføre kliniske observasjoner (ABCDE/NEWS)
5. Informere om TA/PK til bruker, pårørende/verge
6. Gjennomføre oppstart-/oppfølgingssamtale
7. Registrere brukers hovedpårørende og andre kontakter
8. Vurdere risiko for underernæring
10. Informere om tannhelsetilbud
11. Utføre arbeidsplasskartlegging
13. Kartlegge og vurdere personlig utstyr
14. Kartlegge, vurdere og kontrollere tekniske hjelpemidler og velferdsteknologi
15. Vurdere behov for disponering av økonomiske midler
16. Vurdere behov for individuell plan (IP) og koordinator
18. Registrere og oppdatere brukers helse- og livssituasjon
19. Utarbeide/oppdatere tiltaksplan
20. Vurdere behov for legemiddelgjennomgang
Hensikten med brukerveiledningen
er å beskrive hvordan oppgavene i sjekklisten til tjenesteansvarlig og primærkontakt skal dokumenteres.
Sjekklisten finner du her.
Brukerveiledningen gjelder for
leder, tjenesteansvarlig og primærkontakt.
Ansvarsfordeling
Leder har ansvar for å følge opp at oppgavene i sjekklisten utføres og dokumenteres på riktig måte.
Tjenesteansvarlig og primærkontakt har ansvar for å dokumentere oppgavene i sjekklisten.
Oppgaver
Denne brukerveiledningen beskriver hvor oppgavene skal dokumenteres, enten i Gerica eller i ELISE.
Der oppgavene har egne rutiner som beskriver gjennomføring og dokumentasjon, er disse lenket til.
Dokumentasjonen skal alltid oppdateres ved endringer.
Dersom det er gitte intervaller for når en oppgave skal gjentas, er dette beskrevet under oppgaven.
1. Navn på tjenesteansvarlig (TA)
Navn på TA skal registreres både i brukerkortet og i tjenestebildet.
På brukerkortet under fanen Oversikt:
I tjenestebildet under fanen Ressurser:
2. Navn på primærkontakt (PK)
Navn på PK skal registreres i tjenestebildet under fanen Ressurser:
3. Medisinske opplysninger
3.1 Legemidler inkludert indikasjon og cave
Tjenesteansvarlig/medisinsk ansvarlig skal registrere og holde brukers legemidler i Gerica oppdatert. Det skal utføres legemiddelsamstemming (LMS) når bruker er ny i tjenesten og ved overganger mellom tjenester.
Registrere legemidler: brukerveiledning
Utføre legemiddelsamstemming: veileder fra Helsedirektoratet.
Tjenesteansvarlig skal vurdere om det er behov for legemiddelgjennomgang (LMG). Se punkt 20. om legemiddelgjennomgang.
3.2 Diagnoser
Tjenesteansvarlig/medisinsk ansvarlig skal registrere aktuelle diagnoser som:
- sammen med funksjonsvurderingen er nødvendig for å vurdere tjenestebehov
- er relevante for å vurdere hva slags kompetanse bruker har behov for
- er nødvendig for å ivareta brukers behov
- kan føre til funksjonstap
Diagnoser registreres i diagnosejournal (5). I fritekstfeltet registreres det hvordan diagnoseopplysningene er innhentet.
Oversikt over alle registrerte diagnoser åpnes ved å trykke på ikonet 
3.3 Behandlingsavklaringer
Tjenesteansvarlig/medisinsk ansvarlig har ansvar for dialog med fastlege/behandlende lege og dokumentasjon av behandlingsavklaringer i tiltaksplan, se rutine: Behandlingsavklaringer og HLR- hos brukere med tjenester i hjemmet
4. Kliniske observasjoner (ABCDE/NEWS)
ABCDE/NEWS skal utføres i hht rutine: NEWS2 - tjenester i hjemmet
For dokumentasjon se: Gerica - News2 - Brukerveileder
5. Informasjon om tjenesteansvarlig og primærkontakt til bruker og pårørende/verge
6. Oppstart-/oppfølgingssamtale
Samtale skal gjennomføres ved oppstart av tjenesten. Det anbefales å gjennomføre oppfølgingssamtale hver 6. måned. Oppsummering av samtalen skal dokumenteres i brukerstatus i tiltaksplanen. Brukers situasjon, behov, ressurser og mål skal beskrives i tiltaksplan, se: Manual for dokumentasjon i tiltaksplan i Gerica.
I samtalen skal det gis informasjon om kommunikasjon med tjenesten via Digihelse på Helsenorge.
7. Brukers kontakter
Kontaktopplysninger til den som bruker har utpekt som hovedpårørende, samt brukers nettverk, relevante samarbeidspartnere og verge skal registreres på brukerkortet i Gerica og holdes oppdatert ved endringer.
8. Risikovurdering for underernæring
Risikovurdering skal utføres innen 2 uker ved oppstart av tjenesten og gjentas når resultatet av risikovurdering tilsier det.
Risikovurdering skal utføres i henhold til rutine: Ernæring - Håndbok - For tjenester i hjemmet
For dokumentasjon, se: ELISE/Gerica - Ernæring - Forebygging og behandling av underernæring - Brukerveileder
9. Risikovurdering for fall
For brukere som er over 65 år skal det stilles spørsmål om fall årlig. Når det er identifisert risiko for fall eller en bruker har falt, skal fallet registreres og det skal utføres fallforebyggende besøk.
Fallregistrering i ELISE: ELISE - Registrere fall (Videoveileder) (Ikke tilgjengelig).
Fallregistrering i Gerica (for tjenester som ikke har tatt i bruk ELISE): Gerica - Dokumentasjon av fall, fallrisikovurdering og fallforebyggende hjemmebesøk.
Fallkartlegging og dokumentasjon skal utføres i henhold til byomfattende overordnet rutine: Fallforebygging og oppfølging av fall og fallrisiko - Hovedmeny.
10. Tannhelsetilbud
Informasjon om brukers rettigheter til tannhelsetilbud skal gis ved oppstart av tjenesten og ligger også inne som informasjon i vedtaket.
Finn skjemaet OK_Tannbehandling
Velg Nei på spørsmål om lagre/journalføre dokumentet i Postjournal i denne fasen.
Informer bruker og fyll inn opplysningene på side 1. Hvis bruker takker ja må side 2 Helseskjema/anamneseskjema fylles ut og sendes til Tannhelsetjenesten.
Brukers tannstatus og informasjon om tannhelsetilbud skal dokumenteres under fanen Diverse på brukerkortet i Gerica.
Sett inn en av de ulike tannstatusene som er vist under her og trykk velg.
Sett inn en av disse punktene under tannhelsetilbud.
Sett inn dato for når tannstatus og tannhelsetilbud er gjennomgått med bruker.
Brukere som takker nei i første omgang bør få nytt tilbud etter et halvt år/ett år. Legg inn tiltak X.13.2.7, slik det kommer ut på arbeidslista etter en gitt tid.
11. Arbeidsplasskartlegging
Arbeidplasskartlegging skal utføres ved oppstart av tjenesten. Mal for arbeidsplasskartlegging finnes i saksbildet i Gerica: OK_Skjema – Arbeidsplasskartlegging skal benyttes.
12. Brannkartlegging
Brannkartlegging skal føres opp som årlig forekomst i tiltaksplanen. Dersom bruker har vedtak om praktisk bistand, utføres brannkartlegging av den tjenesten. Brannkartlegging skal utføres og dokumenteres etter rutinen: Brannrisikovurdering - tjenester i hjemmet
13. Personlig utstyr
Relevant personlig utstyr (eks. briller, høreapparat, protese, støttestrømper, innleggssåler, inkontinensutstyr) som bruker trenger bistand til å følge opp/administrere, skal dokumenteres i tiltaksplan under aktuelt tiltak.
14. Tekniske hjelpemidler og velferdsteknologi
Brukers tekniske hjelpemidler og velferdsteknologi skal vurderes og dokumenteres etter rutinen: Gerica - Velferdsteknologi - Brukerveileder
15. Avtale om disponering av økonomiske midler
Bruker, verge og eventuelt pårørende skal, der det er aktuelt, informeres om virksomhetens rutiner knyttet til disponering av beboermidler (jfr. instruks disponering av økonomiske midler tilhørende tjenestemottaker, Byrådssak 12/2010). Gitt informasjon og iverksatt tiltak dokumenteres i journal.
16. Individuell plan (IP) og koordinator
Bruker, pårørende og verge skal, der det er aktuelt, informeres om individuell plan og koordinator. Gitt informasjon registreres i IPLOS personopplysninger. Se punkt under.
17. IPLOS
IPLOS består av både personopplysninger og ADL registrering. IPLOS skal registreres når bruker er ny i tjenesten. IPLOS-personopplysninger skal oppdateres ved endringer. IPLOS-ADL skal oppdateres ved endringer i brukers situasjon og ved overganger mellom tjenester.
For informasjon om og registrering av IPLOS, se rutinen: Gerica - IPLOS - Registrering - Brukerveiledning
17.1 Personopplysninger
17.2 ADL opplysninger
18. Helse- og livssituasjon
Brukers helse- og livssituasjon skal vurderes og registreres etter rutinen: Kategorisering av brukeres helse- og livssituasjon i Behovsstyrt bemanning (BOB).
19. Tiltaksplan
Tiltaksplan skal utarbeides når bruker er ny i tjenesten og oppdateres ved endringer. Tiltaksplan skal ta utgangspunkt i brukers ressurser og behov og skal beskrive brukers situasjon og mål.
Ved behov for opplæring i utarbeidelse av tiltaksplan, kan kurs på KS læring gjennomføres.
20. Legemiddelgjennomgang
Tjenesteansvarlig/medisinsk ansvarlig skal vurdere behov for legemiddelgjennomgang en gang pr. år for brukere med tiltak på legemiddelhåndtering.
For vurdering, gjennomføring og dokumentasjon av legemiddelgjennomgang, se: Dokumentasjon av legemiddelgjennomgang (LMG )i Gerica.
21. Rapporter
21.1 Hvordan finne oversikt over brukere jeg er tjenesteansvarlig for
Alternativ 1:
Seleksjonen id 22834; OK_BOB_Mine brukere i brukerbildet, selekterer ut brukere hvor” jeg” er registrert som Tjenesteansvarlig (den som er innlogget i Gerica). Trykk på pilen ved siden av ”menneskene” øverst i brukerlisten 
, skriv inn OK_BOB i det gule feltet og velg seleksjon 22834 OK_BOB_Mine brukere:
Alternativ 2:
Rapporten Primærkontakt som finnes i tjenestebildet kan også brukes for å få oversikt:
Hent inn ”deg selv” og tjenesten i feltet Tjeneste/tiltakstype
og trykk på printer ikonet 
21.2 Hvordan finne oversikt over brukere jeg er primærkontakt for
Seleksjonen id 26624; OK_Oversikt – mine primær/sekundærbrukere (NY) i brukerbildet, selekterer ut brukere hvor” jeg” er registrert som Sekundærkontakt (aktiv tjeneste). Trykk på pilen ved siden av ”menneskene” øverst i brukerlisten og velg seleksjonen
21.3 Hvordan kan leder finne oversikt over hvilke brukere som er registrert med tjenesteansvarlig og hvilke som ikke er registrert med tjenesteansvarlig
I brukerbildet er det laget en flettemal som henter ut de brukerne man haker av og kjører over i Excel. Hak av på alle brukerne i brukerbildet. Trykk på ikonet ”Fletting” 
i knapperaden, og velg dokumentmal 3319 OK_BOB_Tjenesteansvarlig.
Rediger/sorter Excel - skjemaet og skriv det ut (kan ikke lagres).
Referanser
Funksjonsbeskrivelse for leder i Behovsstyrt bemanning (BOB)
Funksjonsbeskrivelse for tjenesteansvarlig (TA) i Behovsstyrt bemanning (BOB)
Funksjonsbeskrivelse for primærkontakt (PK) i Behovsstyrt bemanning (BOB)