Hensikten med rutinen
Ivareta personvern for beboere og pasienter i Sykehjemsetaten.
Sikre pålitelig grunnlag for rapportering.
Styrke risikostyring knyttet til dokumentasjon.
Fremme kontinuerlig forbedring.
Hvem gjelder rutinen for
Rutinen gjelder for alle institusjoner i Sykehjemsetaten.
Ansvarsfordeling
Områdedirektørene i Sykehjemsetaten har ansvar for å se til at internkontroll etterleves og for resultatoppfølging.
Institusjonssjef har ansvar for at rutinen er kjent og følges og at internkontrollen er implementert i institusjonens eget årshjul.
Superbruker har ansvar for å utføre og dokumentere internkontroll i henhold til rutinen.
EPJ-team i administrasjonen har ansvar for innhold i denne rutinen.
Utførelse av rutine
Oppgavene kan delegeres. Superbruker har ansvar for opplæring av medarbeidere som skal utføre og dokumentere kontrollen.
Frist for å gjennomføre og dokumentere internkontroll:
- for ukentlig kontroll: innen søndag i hver uke
- for månedlig kontroll: innen den 10. i hver måned
- for halvårlig kontroll: innen 10. april og 10. oktober hvert år
Ukentlig
eLink
SvarUt
Tjeneste
Legemidler
Månedlig
Ansatt
Bruker
Tjeneste
Halvårlig
Bruker
Roller i tilgangsstyringsprosess
ELISE - tilgangskontroll
Hvert halvår skal det tas en gjennomgang av aktive tilganger ved hjelp av ELISE Tilgangsadministrasjon og avslutte eventuelle tilganger som ikke lenger skal være aktive. Etter utført tilgangsgjennomgang skal skjemaet under besvares som en bekreftelse:
Dokumentasjon av gjennomført internkontroll
Institusjonen må sørge for å dokumentere at kontroller er gjennomført. Dokumentasjonen må kunne fremlegges ved forespørsel. Den som gjennomfører internkontroll, har selvstendig ansvar for å dokumentere hva som ble kontrollert og når. Dersom kontrollen ikke er gjennomført, skal dette også dokumenteres.
Gerica
Skjema for dokumentasjon av internkontroll
ELISE
Dokumentasjon av halvårlig gjennomgang av tilganger i ELISE og andre PasInfo tilganger