Håndbok: Video DOT

 Innhold

1. Vurdere behov og levere tjenesten
   1. Henvise og behandle søknad
   2. Opprette bruker 
   3. Oppstart og opplæring
   4. Løpende oppfølging
   5. Pause tjenesten
   6. Avslutte tjenesten
2. Bestille og faktura
3. Låne ut nettbrett?
4. Brukerveiledere og informasjonsmateriell
   1. For tjenesteytere
   2. For pasienter og pårørende
5. Om Video DOT 
6. Applikasjon og system
   1. Pasientapplikasjon
   2. Dignio Prevent 
7. Trenger du hjelp? 

1. Vurdere behov og levere tjenesten

1.1 Henvise og behandle søknad

Denne rutinen er for deg som skal ta imot henvisinger på pasienter som skal motta Video DOT, og for deg som skal fatte vedtak.
 

► Steg 1: Henvise pasienter

1.2 Opprette bruker 

Denne rutinen er for deg som skal opprette bruker i respons- og administrasjonssystemet. 

► Steg 1: Opprette bruker 

Ansvarlig: Bydel

Logge inn

• Logg inn i Dignio Prevent: app.dignio.com. 
   

Merk! Midlertidig løsning for tilgang til Dignio Prevent Grunnet midlertidige utfordringer med videotilsyn og pålogging i Dignio Present utenfor Citrix, bør ansatte som skal gjennomføre videotilsyn for DOT få rollen «Ansatt (begrenset tilgang)» i Dignio Prevent. Med «Ansatt (begrenset tilgang» slipper ansatte å logge inn via sikker sone for å gjennomføre videosamtalene. Det anbefales å bruke Edge som nettleser. Det er ikke mulig å bruke mobilvaktrollen for å gjennomføre videotilsyn.  Ved bruk av andre roller, må det logges inn via Citrix/sikker sone. Dette må blant annet gjøres for administrative oppgaver i systemet.

 

Opprette bruker ​

• Opprett tjenestemottaker som bruker i systemet og fyll inn personlig informasjon om bruker, inkludert telefonnummer. 
• Velg telefonnummer som påloggingsalternativ til appen for bruker, under fanen MyDignio. Huk av for «Send SMS-invitasjon», slik at bruker får en lenke til å laste ned appen. 

For detaljert informasjon, se «Legg til pasient» på Dignio sine hjelpesider. 

Merk! Brukeren får automatisk en SMS med veiledning om hvor pasientappen MyDignio kan lastes ned, og veiledes automatisk i innlogging i løsningen. Kontakt bruker kort tid etter opprettelse i systemet, for å henvise til SMS fra Dignio (se også Oppstart og opplæring).

 

► Steg 2: Tilpasse oppsett og innstillinger

Ansvarlig: Bydel

• Opprett oppgaver for daglige videosamtaler. For detaljert informasjon, se Legg til en videosamtale som en oppgave, på Dignio sine hjelpesider.
• Legg til «Video DOT Spørreskjema Oslo» som oppgave under fanen MyDignio, for oppfølging av bivirkninger. For detaljert informasjon, se Legg til spørreskjema fra mal, på Dignio sine hjelpesider.  
  • Legg inn hvor ofte bruker skal besvare spørreskjema.
  • Opprett «Ny oppgave» med «Spørreskjema fra mal» for oppstartsperioden. De 2 første ukene bør skjema besvares daglige, dersom annet ikke er avtalt med tuberkulosekoordinator og bruker. 

• Opprett deretter «Ny oppgave» med «Spørreskjema fra mal» for videre oppfølging. Det anbefales frist for besvarelse minst 1 gang per uke. Oppstartsdato settes til 3 uker fram i tid, med «tilgjengelig i app» 1 uke før. Dette gjør at skjema er tilgjengelig for bruker rett etter oppstartsperioden. 

• Med dette oppsettet vil spørreskjema alltid være tilgjengelig slik at bruker kan rapportere bivirkninger utenom rapporteringsfristene. Dette gjøres ved at bruker klikker på Oppgaven i appen og videre trykker på «Svar på nytt».  

• Opprett informasjonsside i MyDignio, med eksempelvis:

  • kontaktinformasjon (tuberkulosekoordinator og hjemmetjenesten) 
  • brukerveiledning til app
  • generell informasjon om tjenesten
  • Sett opp varslingskjede (eventuelt velg lokal pasientmal for Video DOT, dersom dette er laget for bydelen). 

Formidle personvernerklæring 

Legg inn lenke til personvernerklæring for Digital hjemmeoppfølging, på informasjonssiden til pasienten i MyDignio. 
 

1.3 Oppstart og opplæring  

 Denne rutinen er for deg som skal starte opp tjenesten og gi opplæring til brukeren. ​ 

► Steg 1: Avtale tid  

Ansvarlig: Bydel

• Avtal tid for oppstart og opplæring med bruker. 
• Dersom bruker er komfortabel med bruk av pasientapplikasjon kan dette gjøres over telefon. Ellers gjøres dette ved hjemmebesøk. 

► Steg 2: Informere 

Ansvarlig: Bydel

• Informer bruker og eventuelle pårørende om DOT behandling i bydel, hva Video DOT er og hva de kan forvente av tjenesten. 
• Informere om hva bruker skal gjøre dersom de opplever alvorlige bivirkninger av medisinene. Ved alvorlige bivirkninger skal brukeren kontakte 113. Ved milde eller moderate symptomer skal brukeren kontakte tuberkulosekoordinator eller legevakt.
• Informer om at brukeren har fått tilgang til pasientappen MyDignio, og henvis til mottatt SMS. 
• Informer om hva som kreves av brukeren for at tjenesten skal fungere (eksempelvis punktlighet for videomøter og utfylling av skjema for bivirkninger i pasientappen), og om overgang til fysiske tilsyn dersom Video DOT ikke fungerer som tiltenkt. Bruk gjerne appen for å praktisk vise hvordan tjenesten kan fungere.  
• Avtal tidspunkt for medisinering og plan for hva som skal gjøres dersom hjemmetjenesten eller brukeren ikke møter i appens videorom til avtalt tid. Ta hensyn til anbefalt tidspunkt for medisinering i medisineringsplan laget av tuberkulosekoordinator. 
• Avtal tidspunkt for utlevering av medisiner til oppbevaring hjemme. 

► Steg 3: Gi opplæring 

Ansvarlig: Bydel

Gi tilpasset opplæring i pasientapplikasjon, ved behov, og ta hensyn til språkutfordringer.

Opplæringen bør inkludere: 

• Hjelp til å laste ned pasientappen MyDignio, dersom bruker ikke har gjort dette på egenhånd ved mottatt SMS fra Dignio. 
• Informasjon om hvordan pasientappen MyDignio skal brukes.
• Gjennomgang av app-funksjonalitet som skal brukes ved Video DOT, inkludert funksjon for oppgaver, videorom og spørreskjema. Dersom opplæring gjøres over telefon, bør det gjennomføres en test for bruk av videorom. 
• Vise informasjonsside og chatfunksjonalitet dersom bydelen benytter dette i kommunikasjon med pasienten.
• Hva bruker skal gjøre dersom det oppstår feil eller hvis bruker ikke kommer inn i appen. 

► Steg 4: Dokumentere

Ansvarlig: Bydel

• Dokumenter oppstarts- og opplæringsmøte i 170-journal. 
• Logg inn i Dignio Prevent: app.dignio.com og legg inn oppstartsdato for Video DOT.  
• Legg inn eventuell ny informasjon fra oppstartsmøte, som tiltak/individuelle tilpasninger. Eksempel kan være hva som skal gjøres dersom bruker eller hjemmetjenesten ikke møter opp til videomøte til avtalt tid. Dette legges i kortprofil i Dignio.  
• Fyll inn situasjon og mål i tiltaksplanen for pasienten i Gerica. 

1.4 Løpende oppfølging

Denne rutinen er for deg som skal bestille medisiner og for deg som skal følge opp en bruker med Video DOT. 

► Bestille medisiner   

Ansvarlig: Sykehus

• Tuberkulosekoordinator på sykehuset har ansvar for å bestille tuberkulosemedisiner. 
• Tuberkulosekoordinator ønsker beskjed om ny bestilling per telefon 1–2 uker før det går tomt.

► Utlevere medisiner   

Ansvarlig: Bydel

• Følg bydelens rutiner for bestilling, dosering, kontroll og utlevering av DOT medisiner.
• Utlever medisiner i henhold til genererte hjemmebesøk i tidsplanen.  

Husk å melde fra til tuberkulosekoordinator om behov for påfyll av legemidler 1-2 uker i forkant. For mer informasjon, se Legemiddelhåndtering - Direkte observert behandling av Tuberkulose - DOT. 
 

Kontaktinformasjon Tuberkulosekoordinator Eline Hellen, telefon: 22 11 77 93 Tuberkulosekoordinator Ida Marie Floberg, telefon: 23 01 60 54 Telefontid: mandag–fredag 10:00–14:30

► Følge opp bruker    

Ansvarlig: Bydel

• Gjennomfør daglige videosamtaler med observasjon av DOT medisinering. 
  • Still kontrollspørsmål for å avklare brukerens identitet, for eksempel ved å spørre om brukes navn og fødselsdato.
  • Be brukeren vise fram medisindosen for å bekrefte at det faktisk er tuberkulosemedikamenter.
  • Gjør faktisk observasjon av medisininntak. 
• Følg med på innrapporterte svar fra brukeren om bivirkninger på medikamentene, og kontakt bruker og tuberkulosekoordinator på sykehuset ved behov. Utfylling av spørreskjema kan også gjøres av ansatt under videomøtet, eksempelvis ved språkutfordringer. 
• Følg opp brukeren ved manglende oppmøte i videorom til avtalt tid, ved å ringe eller eventuelt gjennomføre hjemmebesøk i henhold til informasjon i kortprofil.
• Gå over til manuelle hjemmebesøk dersom ordningen med videotilsyn ikke fungerer som planlagt, og informer da tuberkulosekoordinator om endring i oppfølgingen (se Avslutte tjenesten). 
• Dokumenteres i Gerica i 101-helsehjelpjournal, knyttet til tiltaket Video DOT.  

I den løpende oppfølgingen er det viktig at både hjemmetjenesten og brukeren forholder seg til de avtale tidspunktene for videosamtaler. Inntak av medisinering skal observeres på samme måte som ved fysiske tilsyn for DOT-medisinering. Ved generelle utfordringer med DOT medisinering må bydelsoverlege informeres, da de er juridisk ansvarlige. Se også Legemiddelhåndtering - Direkte observert behandling av Tuberkulose - DOT. 

► Følge opp og lukke varsler     

Ansvarlig: Bydel

• Motta varsler på tjeneste/-vakttelefon. 
• Følg lenken i mottatt SMS eller gå til app.dignio.com, og logg inn for oversikt over varsler.
• Håndter mottatte varsler, og deleger oppgaven videre hvis du ikke kan følge opp varselet selv. 
• Lukk varslet etter at det er vurdert og tiltak er utført. 
• Skriv notat ved behov for utdyping av varselet. 
• Velg «Kopier til journal» for automatisk overføringer til Gerica. Ved behov kan det gjøres videre dokumentering i Gerica på hendelsen, også etter at varselet er lukket.
   

Responstider  Varsler for video DOT genereres basert på pasientens besvarelser i «Video DOT Spørreskjema Oslo».  Rødt varsel. Følg opp brukeren så fort det lar seg gjøre. Brukeren får også en oppfordring til å kontakte helsepersonell eller ringe 113 ved alvorlige bivirkninger.  Gult varsel. Følg opp brukeren i løpet av vakten. Brukeren får også en oppfordring til å kontakte helsepersonell ved forverring. Grønt varsel. Følg opp brukeren i neste videosamtale. Grønt varsel gjelder om spørreskjema ikke er besvart.   Blå varsler. Gi tilbakemelding i løpet av vakten. Blå varsler gjelder om brukeren har sendt melding i applikasjonen.  Teknisk varsel. Vurderes etter type varsel, håndter varselet i løpet av vakten.​​

 

Trenger du hjelp? Har du spørsmål om utstyr, systemer, varsler eller faktura? Ta kontakt med leverandøren Dignio AS: telefon for kritiske feil: 69 95 55 20   e-post: support@dignio.com  åpningstid for annen brukerstøtte enn kritiske feil: 8-16 alle hverdager med unntak av røde dager. Ved feil eller nedetid på systemer, følg lokale beredskapsrutiner og sørg for forsvarlig opprettholdelse av medisinering, for eksempel ved å gå over til fysiske besøk. Ved mistanke om systemfeil kontakt Dignio på telefon 69 95 55 20  eller Helseetaten sin beredskapstelefon 40 40 86 80.

1.5 Pause tjenesten

Denne rutinen er for deg som skal pause Video DOT. Å pause tjenesten er aktuelt dersom brukeren blir innlagt på sykehus.

► Steg 1: Pause tjenesten

Ansvarlig: Bydel

• Logg inn i Dignio Prevent: app.dignio.com. 
• Slå av varsler for denne brukeren. 
• Dokumentér nødvendig informasjon i Gerica.
• Informer aktuelle tjenesteytere, og andre som bør informeres om at tjenesten pauses. 

► Steg 2: Aktivere tjenesten igjen

Ansvarlig: Bydel

• Logg inn i Dignio Prevent: app.dignio.com.
• Aktiver varsler for denne brukeren.  
• Dokumentér nødvendig informasjon i Gerica.
• Informer aktuelle tjenesteytere, og andre som bør informeres. ​

1.6 Avslutte tjenesten

Denne rutinen er for deg som skal avslutte Video DOT hos en bruker.

Å avslutte tjenesten kan være aktuelt hvis medisineringsløpet for DOT avsluttes, ved overgang til fysisk DOT eller hvis brukeren permanent flytter ut av Oslo kommune. Dersom bruker går over til dosettlevering (uten observasjon) og fortsatt skal benytte spørreskjema for rapportering av bivirkninger, skal tjenesten ikke avsluttes. Husk at det påløper en månedlig leiepris for bruk av pasientappen. 

Merk! DOT-behandling er en lovpålagt tjeneste, og oppfølging må alltid overføres til en annen behandler dersom brukeren flytter utenfor Oslo kommune. Dette skal også alltid avklares med tuberkulosekoordinatoren på sykehuset.

► Avslutte tjenesten

Ansvarlig: Bydel

• Logg inn i Dignio Present: app.dignio.com 
  • Lukk eventuelle varslinger på pasienten. 
  • Avslutt pasienten i systemet. 
• Avslutt tjenesten 103, tiltaket video DOT og eventuelt tjenesten hjemmesykepleie i Gerica. Informer tjenesteytere og andre som bør informeres om at tjenesten avsluttes. 

 2. Bestille og faktura 

Denne rutinen er for deg som skal bestille tjeneste for video DOT og for deg som skal gjøre fakturakontroll.

► Bestille tjenesten

Ansvarlig: Bydel

For Video DOT benyttes løsning for digital hjemmeoppfølging fra leverandøren Dignio. 

• Fyll inn bestillingsskjemaet du finner på Helseetatens side Digital hjemmeoppfølging på intranett.
• Send bilaget til leverandøren på e-post: salg@dignio.no. 
• Be gjerne om digital signatur og arkiver i Websak.​
  ​

Er det første gang det bestilles Video DOT/digital hjemmeoppfølging i bydelen? Ved første gangs bestilling av digital hjemmeoppfølging i bydelen, må det gjøres avrop på avtalen. Gjør avrop på avtalen ved å sende inn Bilag-11, se til felles intranett for veiledning. Det anbefales å ta kontakt med systemforvalter i seksjon for velferdsteknologi i Helseetaten via: support.VFT@pasinfo.no. Det kan ta opp til 3 virkedager å få svar. Dersom det haster, kan du kontakte forvaltningsteamet i Helseetaten på telefon 4040 8680 mellom 08:00– 15:30 på hverdager.  Teknologien er testet og risikovurdert, men innføring av teknologien forutsetter at det i tillegg gjennomføres en risikovurdering basert på tjenesteutførelse i egen virksomhet. Se mal og veiledning for ROS av velferdsteknologi i bydelene. Avtal opplæring med leverandør. Send e-post til leverandøren for å bestille opplæring: salg@dignio.no.

► Fakturakontroll  

Ansvarlig: Bydel

• Kontroller at fakturagrunnlaget stemmer med faktisk bruk av Video DOT i bydelen.
• Tjenesten faktureres som del av digital hjemmeoppfølging og merkes som "BYOD". Merk at også andre brukere kan være registrert som BYOD – fakturaen spesifiserer ikke hvilke tjenester det gjelder.
• Ved avvik eller uklarheter, ta kontakt med leverandøren for avklaring.

 3. Låne ut nettbrett? 

Oslo kommune anbefaler at brukerne benytter egen mobiltelefon eller nettbrett (BYOD) til bruk av Video DOT. I enkelte tilfeller kan det likevel være nødvendig å tilby utlån av nettbrett fra bydelen. 

Ved utlån av nettbrett må følgende oppgaver ivaretas:

► Hente utstyr

Ansvarlig: Bydel

• Hent utstyr på bydelens lokale lager.
• Hvis utstyret ikke er merket, gjør gjerne dette. Utstyret bør merkes med bydel og eventuelt telefonnummer til hjemmesykepleien.  

Hvis det er tomt på lokalt lager må ansvarlig i bydelen bestille utstyr (se eget punkt).

► Fylle ut utlånsskjema (kun ved utlån av nettbrett)

Ansvarlig: Bydel

• Lag/fyll ut lokalt utlånsskjema med blant annet serienummer på utstyret/eller type utstyr. 

► Opprette bruker

Ansvarlig: Bydel

• Opprett brukernavn og passord.  
• Finn utstyret i Dignio ved å taste inn serienummer (utstyret er allerede registrert i systemet), og knytt dette til brukeren. 
• Lås nettbrettet slik at tilgangen begrenses til appen.

► Oppstart og opplæring

Ansvarlig: Bydel

• Informer om lån, bruk og ladning av nettbrettet.
• Utlever nettbrett. Hvis oppstart og opplæring gjøres digital må det avtales egen tid for utlevering, gjerne i forbindelse med første utlevering av medisiner. 
• Sørg for at brukeren signerer utlånsskjema.  
• Register at brukeren har fått utdelt nettbrett.

► Ved tekniske feil 

Ansvarlig: Bydel 

• Kontakt brukeren for å kartlegge feilen så raskt som mulig etter at denne blir oppdaget.
• Vurder om det er behov for hjemmebesøk eller om feilen kan løses på avstand.
• Gjennomfør fysisk tilsyn dersom feilen ikke løses til neste medisineringstidspunkt. 
• Kontakt velferdsteknologikoordinator eller Dignio support, ved behov for hjelp. 
• Dersom feilen vedvarer, legg en plan om videre fysiske tilsyn, fram til feilen er løst. 

► Håndtere service, skade eller tap av utstyr 

Ansvarlig: Bydel 

• Ta kontakt med leverandør, ved mistanke om defekt nettbrett. 
• Betal erstatning til leverandør ved tapt eller ødelagt utstyr.

Informasjon om priser for erstatning ved tapt eller ødelagt utstyr finnes på informasjonssider om Digital hjemmeoppfølging på intranett.

► Avslutte tjenesten

Ansvarlig: Bydel 

• Sørg for å få tilbake nettbrett fra bruker, som har fått utdelt dette. Dersom brukerens situasjon gjør at det vil drøye med å få utstyret tilbake, pause tjenesten. 
• Rengjør og sjekk utstyret, og tilbakefør til lokalt lager dersom det kan benyttes videre.
• Logg inn i Dignio Present: app.dignio.com, og fjern nettbrettet i systemet som er tilknyttet pasienten.

► Si opp eller returnere utstyr 

Ansvarlig: Bydel 

• Send e-post til leverandør for oppsigelse eller erstatning. E-post: salg@dignio.no.
• E-posten bør inneholde informasjon om: 
  • serienummer på utstyret
  • om utstyret skal sies opp eller erstattes
  • årsak til oppsigelse eller erstatning
  • hvilken bydel som returnerer utstyret og kontaktperson 
• Send utstyret i retur til leverandøren. Fakturaseddel (returlapp) skal klistres på pakken. Etterspør fakturaseddel hvis du ikke har mottatt dette fra leverandøren. 
• Følg opp oppsigelsestid på 3 måneder. 

► Bestille utstyr til lokalt lager 

Ansvarlig: Bydel 

• Fyll inn bestillingsskjemaet du finner på Helseetatens side Digital hjemmeoppfølging på intranett.
• Send bilaget til leverandøren på e-post: salg@dignio.no. 
• Be gjerne om digital signatur og arkiver i Websak.

4. Brukerveiledere og informasjonsmateriell

4.1 For tjenesteytere

For Video DOT benyttes teknologi for digital hjemmeoppfølging. Brukerveiledere og informasjonsmateriell for digital hjemmeoppfølging finner du på leverandørens hjelpesider for digital hjemmeoppfølging. 

4.2 For pasienter og pårørende

• MyDignio bruksansvisning (PDF) 
• Om pasientappen MyDignio

5. Om Video DOT

Video DOT er digitalisering av tjeneste for medisinering av tuberkulose. Tjenesten består av følgende: 

• Pasienten får utlevert en dosett med medisiner av hjemmetjenesten ut ifra en individuell medisineringsplan fra sykehuset. 
• Pasienten og hjemmetjenesten har møter for tilsyn av medisininntak via en pasientapp, i henhold til pasientens medisinplan, som oftest daglig. 
• I tillegg til dette skal pasienten svare på et skjema for bivirkninger av medisinene. I appen kan pasienten fylle ut et skjema for medikamentelle bivirkninger som sendes direkte til hjemmetjenesten.  

Appen erstatter daglige hjemmebesøk og standardiserer oppfølging av bivirkninger. Ved å ta i bruk app på egen mobiltelefon, får pasienten større frihet til å delta på sosiale aktiviteter, jobb eller skole. Bruk av Video DOT vil derfor kunne bidra til å øke livskvaliteten til pasientene under behandling. Formål, roller og ansvar for tjenesten er i utgangspunktet uendret fra ordinær DOT, men en forsvarlig innføring og tilrettelegging for bruk av det digitale verktøyet er nødvendig for å ivareta pasientsikkerheten og lovkravene til behandlingen. 

6. Applikasjon og system

6.1 Pasientapplikasjon

Brukere med Video DOT blir fulgt opp gjennom pasientapplikasjonen MyDignio. Der får brukeren oppgaver om daglige videotilsyn og fyller ut spørreskjema om bivirkninger av medisineringen. Oppgaver og skjema settes opp av hjemmetjenesten. Resultatene sendes direkte til Dignio Prevent, der de ansatte i hjemmetjenesten har tilgang til å gjennomføre videotilsyn og lese resultater fra spørreskjema. 

I appen har brukeren oversikt over:

• oppgaver med videosamtaler
• spørreskjema for registrering av bivirkninger
• meldinger med hjemmetjenesten 
• annen relevant informasjon på informasjonssiden i appen. 

6.2 Dignio Prevent 

I Dignio Prevent får hjemmetjenesten oversikt over brukere med Video DOT. 

Hovedfunksjoner:

• sette opp brukere (legge til ny, pasientens innloggingsinformasjon) 
• brukernes oppgaver (legge til oppgaver, opprette spørreskjema) 
• følge opp brukere (meldinger, informasjonsside, historikk). 

Logg inn i Dignio Prevent: app.dignio.com 

For å logge inn må du ha brukernavn og passord til systemet. Kontakt din nærmeste leder om du mangler tilgang. 

7. Trenger du hjelp?

Trenger du hjelp? Har du spørsmål om utstyr, systemer, varsler eller faktura? Ta kontakt med leverandøren Dignio AS: telefon for kritiske feil: 69 95 55 20   e-post: support@dignio.com  åpningstid for annen brukerstøtte enn kritiske feil: 8-16 alle hverdager med unntak av røde dager. Ved feil eller nedetid på systemer, følg lokale beredskapsrutiner og sørg for forsvarlig opprettholdelse av medisinering, for eksempel ved å gå over til fysiske besøk. Ved mistanke om systemfeil kontakt Dignio på telefon 69 95 55 20  eller Helseetaten sin beredskapstelefon 40 40 86 80.