Denne rutinen beskriver vanlige problemstillinger og hvordan regelverket påvirker saksbehandlingen. Den fokuserer på hvordan Gerica skal brukes, og rådgir hvordan bydelene skal utføre saksbehandlingen sin. Se Brukerveileder saksbehandling for hvordan en teknisk bruker Gerica.
I Gerica brukes ordet «bruker». I denne rutinen anvendes benevnelsen "søker" før innvilgelse av tjenester, og "bruker" etter innvilgelse. Unntaket er når det beskrives praktiske fremgangsmåter inne i Gerica.
Alle saksopplysninger skal, så fremt det er mulig, skrives i sakskortet og flettes inn i vedtaket. Opplysningene skal ikke skrives direkte inn i vedtaksdokumentet. Det er viktig å fylle ut alle feltene som er beskrevet. Det anbefales å skrive saksgrunnlaget inn i 121-saksbehandlerjournal for enkelt å finne tilbake, samt bruke opplysningene ved pasientoverganger.
Dersom bydelen har behov for flere standardtekster, må lokal systemkoordinator tilrettelegge for dette i kodeverket.
Da saksbehandlingen henger sammen med SvarUt er det viktig å sette seg godt inn i Gerica - SvarUt - Brukerveileder og Gerica - SvarUt - Rutine.
Søk opp søker i folkeregisteret. Se brukerveilederen: Gerica - Brukeradmin (Brukerliste) - Brukerveileder
Hvis følgende advarsel kommer når søkerens fødselsnummer registreres i Gerica: «Angitt fødselsnummer er allerede i bruk på følgende personer: Etternavn, Fornavn – brukerid”, betyr det at søkeren allerede er registrert i Gerica.
Bruk Brukersøk, eller kontakt systemkoordinator i bydelen, for å få tilgang til søkeren.
Ved søknad om tjenester der barn er involvert skal opplysninger om hvem som har foreldreansvar (og derfor er part i saken), verifiseres mot opplysninger i folkeregisteret. Opplysninger om hvem som er pårørende vil finnes under barnets navn.
Ved permanente flyttinger skal ikke brukeropplysningene endres før selve flyttingen er gjort, evt. faktureringen er utført av fraflyttingsbydelen.
Les også rutinen Gerica - Overføring av brukere mellom enheter/virksomheter - Rutine
Når bydelen får vite at noen kanskje trenger hjelp, skal saken undersøkes. Henvendelsen kan komme fra innbygger selv eller andre.
Om en henvendelse skal betraktes som en søknad, må vurderes i hvert tilfelle. I følge forvaltningslovens §§ 11 og 17 har bydelen plikt til å veilede, informere og utrede når de mottar en henvendelse eller en søknad.
Henvendelser skal nedtegnes og sendes til riktig instans uten unødig forsinkelse. Søknader kan være skriftlige eller muntlige. Hvis søkeren kan fylle ut et søknadsskjema, kan bydelen be om det. Hvis ikke må den som tar imot henvendelsen skrive ned søknaden umiddelbart.
Søknader om helse- og omsorgstjenester skal behandles etter saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, med de begrensinger som følger av pasient- og brukerrettighetslovens § 2-7.
Oslo kommune har egne krav til saksbehandlingstid. For henvendelser og søknader som ikke kan behandles innen 14 dager, skal det sendes et foreløpig svar (forvaltningsmelding) med orientering om saksbehandlingstid.
Felles søknadsskjema for helse- og omsorgstjenester i Oslo kommune ligger på kommunens internettside (digitalt og papir). I tillegg er det lagt inn som skjema i Gerica, som flettes fra brukerbildet. Der ligger det også et samtykkeskjema som kan benyttes ved behov. Samtykke kan innhentes enten muntlig eller skriftlig.
Andre aktuelle søknadsskjemaer på kommunens internettside er søknadsskjema om:
Bruk sak 100; helse- og omsorgstjenester når det kommer søknader/henvendelser som ikke er på konkrete tjenestetyper.
Søknader som er sendt til rett instans kan vanligvis ikke avvises. Alle søknader skal realitetsbehandles, men det er mulig å gi avslag på søknader som ikke er tilstrekkelig opplyst grunnet manglende dokumentasjon.
Hvis en som søker ikke legger fram dokumentasjon, gir samtykke til å innhente dokumentasjon, deltar på kartleggingsmøter, godtar hjemmebesøk eller for øvrig medvirker til at forvaltningen får tilstrekkelig grunnlag til å avgjøre saken, skal saken likevel behandles. Samtidig er dette i praksis veldig vanskelig uten å vite nok om fakta i saken. Anbefalingen her er å sette en kort frist for å medvirke til sakens opplysning, og gjøre klart at det kan medføre avslag eller feil type/utmåling av tjenester dersom forvaltningen ikke får tilgang til de opplysningene som trengs for å fatte et riktig vedtak.
Selv om grunnlaget er tynt, så er det sjelden at forvaltningen er helt uten holdepunkter. I disse sakene må man basere seg på de opplysningene man har, og noen ganger vet man nok om et tjenestebehov til at man ser at søker har rett til helse- og omsorgstjenester. I disse sakene må det innvilges tjenester i et omfang som samsvarer med de holdepunktene en har.
Søknader om tjenester kan avvises i noen tilfeller hvis:
Før vedtak fattes må saken være tilstrekkelig opplyst. Saksbehandler må innhente nødvendig dokumentasjon som:
Husk å innhente IPLOS opplysninger og registrere/oppdatere ADL og IPLOS fanen i brukerbildet. Se rutine: Gerica - Iplos- Registrering - Brukerveiledning
Det er utarbeidet felles kartleggingsverktøy, samtalemaler, og døgnklokke i EQS. Se Saksbehandling HOL
Det skal gjøres en totalvurdering av hjelpebehovet og hvilke hjelpetiltak som ansees som mest hensiktsmessig. Kartleggingen må omfatte omfanget av nødvendige tjenester gjennom døgnet.
Gjennom kartleggingen trenger vi svar på følgende:
Når utfører skal kartlegge bruker og brukers hjelpebehov og ikke har tilgang til bruker fra før, åpner saksbehandler tjeneste 100: utredning av tjenestebehov og setter nivået til utfører for å gi tilgang. Utfører journalfører i 136: OL-Fagjournal.
Medvirkning, informasjon og innsyn bidrar til økt forutsigbarhet og tillit. Formålet med medvirkning er å gi søker/partsrepresentant mulighet til å ivareta sine interesser og til å ta valg. Jo svakere part, jo strengere er kravet om at bydelen må se til at informasjon og veiledning blir gitt og forstått. Dersom søker ikke har samtykkekompetanse, har nærmeste pårørende rett til å medvirke sammen med søker.
Det er viktig at den som mottar tjenester skal kunne beregne hva som skal skje, og bruker skal derfor bli varslet og hørt når tjenesten planlegges endret.
Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med den enkelte og det skal legges stor vekt på hva søker mener ved utformingen. Det er saksbehandlers ansvar å legge til rette for reell brukermedvirkning. Det forutsetter tydelig og tilstrekkelig informasjon og veiledning til søkeren. Medvirkningens form må tilpasses den enkeltes evne til å gi og motta informasjon og det må sikres at informasjonen er forstått.
Saksbehandler bør ha fokus på søkers ressurser fremfor utfordringer, og stimulere til opprettholdelse av funksjon og egenmestring med utgangspunkt i «Hva er viktig for deg».
Brukermedvirkning innebærer et en skal ha mulighet til å påvirke sin egen sak. Det forutsetter at:
Der det skal ytes tjenester til barn og unge, skal barnets beste vurderes og det skal dokumenteres hva barnet ønsker hvis det er mulig, hensiktsmessig og relevant. Barn mellom 7 og 18 år har medbestemmelses- og selvbestemmelsesrett ut fra alder og modenhet.
Rettighetene til personer med nedsatt funksjonsevne (CRPD) er nedfelt i en FN konvensjon og har som mål å fremme og beskytte rettighetene til personer med funksjonsnedsettelser, og å sikre at de blir behandlet med respekt. Avtalen dekker mange områder, som likestilling, tilgjengelighet, utdanning, helse og arbeid. I saker der det er aktuelt, bør det fremgå i vedtaket at CRPD er tatt hensyn til og at likestillingsaspektet er vurdert. Les mer om CRPD her.
Før/ved oppstart av tjeneste skal saksbehandler gjøre følgende:
Brannrisikovurdering utføres av tjenesten senest 2 uker etter oppstart i henhold til rutine: ELISE/Gerica - Brannrisikovurdering - tjenester i hjemmet
Hvis en søker ønsker å trekke en søknad før den er ferdigbehandlet, bør dette gjøres skriftlig med søkerens underskrift. Dette er spesielt viktig ved søknader om langtidsopphold eller andre omfattende tjenester. Dersom søkeren trekker søknaden muntlig over telefon og saksbehandler vurderer at underskrift ikke er nødvendig, skal trekkingen av søknaden dokumenteres i en 121-saksbehandlerjournal av den som mottar beskjeden. Saksbehandler må uansett sende et brev til søkeren. Bruk dokumentmalen: OK_Brev vedrørende trukket søknad
Det må komme frem i vedtaket at det er vurdert at søker har rett til tjenester etter HOL §2-1. Dersom det er vurdert at søker ikke har rett til tjenester, må dette begrunnes.
Vedtakets begrunnelse må inkludere følgende hovedelementer:
Vedtaket må også inneholde en vurdering/drøfting av helseopplysninger.
|
Tips til hvordan en begrunnelse kan skrives: Du har fått innvilget/avslag på søknaden fordi vi mener at du fyller/ikke fyller kriteriene for å få ........ slik situasjonen din er nå. Det er vurdert at du har rett/ikke rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Dersom søker ikke har rett, må dette begrunnes: For å få ......... må du:
Bydelen har ansvar for at du mottar forsvarlige og verdige helse- og omsorgstjenester. Vi vurderer at vi kan tilby deg dette, blant annet gjennom .... I samtalen vi hadde med deg da vi var på vurderingsbesøk den .... forteller du at du.... Vi vil derfor tilby deg ...., slik at vi kan...... et tilbud som vi mener kan fungere godt for deg. Barnets beste: Bydelens vurdering er at barnets beste i denne aktuelle saken er... Opplysninger vi har om saken din Vi har registrert at du mottar disse tjenestene i dag:
Kommentarer til vurdering og utmåling pr. punkt. |
Hvis behovet antas å vare over tid skal ikke vedtaket være tidsbegrenset og revurderingsdato skal ikke stå i vedtaket.
Selv om ett vedtak ikke er tidsbegrenset kan revurderingsdatoen fylles ut i saksbildet, slik at bydelen har ett tidspunkt for en gjennomgang av vedtaket. Denne datoen flettes ikke inn i vedtaksdokumentet. Sjekk allikevel at dato ikke kommer frem ved fletting.
I vedtak som skal være tidsbegrenset, fylles revurderingsdato ut. Gjelder dette vedtak som f.eks. korttidsopphold, vil revurderingsdatoen flettes inn i vedtaksdokumentet. På tjenester som i utgangspunktet ikke er tidsbegrenset, må dato fylles inn manuelt i vedtaksdokumentet.
I vedtak uten tidsbegrensning kan søker i liten grad forvente at tjenesten vil fortsette uendret og bydelen har relativt stor frihet til å gjøre endringer også i slike vedtak.
I tidsbegrensede vedtak vil bydelen stå fritt til å endre tjenestene når vedtaket utløper.
I endel tilfeller yter bydelen tjenester til tross for at vedtaksperioden er utløpt. Endringsadgangen vil da være som ved vedtak som ikke er tidsbegrenset.
I helse- og omsorgstjenesteloven gis det adgang til å fatte såkalte samlevedtak. Det er ikke laget teknisk løsning for dette i Gerica.
Hvis en bruker melder at en innvilget tjeneste ikke lenger er ønsket, skal dette dokumenteres i 121-saksbehandlerjournal av den som mottar beskjeden. Saksbehandler skal informeres og sender brev til bruker om at tjenesten avsluttes. Bruk dokumentmal: OK_Brev vedr opphør av tjeneste.
Når tjenesten revurderes, skal det sendes et forhåndsvarsel om mulige endringer i tjenestetilbudet. Dersom revurderingen kun er en forlengelse av eksisterende vedtak, kan nytt vedtak sendes uten forhåndsvarsel.
Hvis et vedtak skal stoppes ved utløpsdato, brukes standardtekst OK_Info om å søke på nytt.
Hvis man ikke har blitt enig med brukeren og/eller pårørende/verge om en endring i tjenestens omfang, bør det sendes et forhåndsvarsel, slik at den det gjelder skal kunne ha mulighet til å uttale seg for å sikre egne interesser. (Forvaltningsloven, §16) Dersom saksbehandler eller leverandør avslutter tjenesten i vedtaksperioden, skal det gis forhåndsvarsel enten skriftlig eller muntlig. Bruk skjønn for å avgjøre når skriftlig varsel er nødvendig. Endringer i tjenestetilbudet som følge av vanlige svingninger i brukers helsesituasjon skjer kontinuerlig og vanligvis etter avtale med bruker. For skriftlig forhåndsvarsel, bruk malen OK_Sak forhåndsvarsel.
|
Eksempel 1: Bruker er innvilget 20 timer BPA i uken. Bydel vurderer å endre antall timer til 10 timer BPA i uken, da bruker har fått innvilget andre tjenester som kan kompensere. Eksempel 2: Bruker har tidligere hatt hjelp med medisiner. Grunnet nedsatt funksjon i en arm, har bruker i en periode også fått hjelp med matlaging. Armen har blitt bedre og bruker klarer nå å lage mat selv. Eksempel 3: Bruker har hatt plass på dagsenter 2 dager i uken. Nå har bruker fått innvilget og tildelt omsorgsbolig. I denne boligen organiseres det forskjellige aktiviteter som bydel anser kan erstatte dagsentertilbudet, noe bruker ikke er enig i. Bydel må derfor sende ett skriftlig forhåndsvarsel hvor bruker varsles om at hen vil miste plassen på dagsenteret. |
Vedtak kan iverksettes umiddelbart, selv om de er påklaget. Kommunen kan imidlertid utsette iverksettelsen, jf. forvaltningsloven § 42. Hvis vedtaket er ugunstig for brukeren, må kommunen informere om muligheten til å be om utsatt iverksettelse, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Dette gjelder spesielt ved reduksjon, avslutning eller endring av tjenester mot tjenestemottakerens vilje.
Hvis det er aktuelt å gi utsatt iverksettelse ved klage, bør kommunen vente med å iverksette vedtaket til klagefristen er ute, jf. forvaltningsloven § 42 første ledd. Iverksetting før klagen er ferdigbehandlet kan ha irreversible negative konsekvenser for brukeren, som at assistenter slutter ved reduksjon av BPA-timer. Statsforvalter eller annet overordnet organ kan også beslutte utsatt iverksettelse, selv om kommunen har avslått dette. Avslag på anmodning om utsatt iverksettelse skal begrunnes samtidig med avslaget.
Når bruker ber om/søker om utsatt iverksettelse, må bydelen vurdere søknaden og avgjøre om dette skal innvilges eller avslås.
Det finnes egne dokumentmaler som flettes fra saksbilde på aktuell sak for:
Et avslag på utsatt iverksettelse er ikke et enkeltvedtak, men det skal likevel begrunnes etter forvaltningslovens § 42. Begrunnelsen trenger ikke være like omfattende som for enkeltvedtak. Begrunnelsen bør inneholde en kort redegjørelse for de viktigste hensynene som er vurdert, og hvilke hensyn som var avgjørende for avslaget. Hvis søknaden inneholder konkrete opplysninger som er viktig for iverksettelsen, bør disse kommenteres.
For behandling av klager, se Gerica - Saksbehandling Generell - Brukerveileder kap 8: Klagesaksbehandling
Saksbehandling (Ikke tilgjengelig)
For enkelte tjenesteområder er det laget egne dokument- og vedtaksmaler.
For å kunne benytte dokumentmaler som er satt opp som Vedtaksdokument må saken være ferdigbehandlet, dvs. (feltet Type) være enten 1 – Innvilget, 2 – Avslag eller 4 - Avgjørelse. Det er ikke mulig å flette/sende vedtak digitalt før saksbehandling er ferdig.
HUSK – Vedtak skal vanligvis stiles til den som skal motta tjenesten. Eventuell verge eller fullmektig skal kun ha kopi. I saker om pårørendestøtte skal vedtaket sendes til pårørende. Dersom bruker ikke skal ha kopi av vedtaket, må bruker fjernes fra mottakerlisten. Dette gjøres i PostUt klargjøringsbilde, før vedtaket sendes til utsendelseskontrollen.
Oslo kommunes fellesmaler begynner med OK eller OL. Vedtaksmalene er følgende:
| Id | Sakstype | Bruksområde | Tidsavgrenset | Vedtaksdokument | Kontroll før utsending |
|---|---|---|---|---|---|
| 509 | OK_Sak – Avslag |
Brukes ved avslag på søknad om tjenester. |
Ja | Ja | Ja |
| 506 | OK_Sak - Innvilget m/betaling, pr.bistand/pers.ass | Oslo har pålagt bydelene å opplyse hvilken inntekt som er lagt til grunn når satsen for praktisk bistand er beregnet. Flettingen i denne malen er derfor annerledes enn malen under hvor betalingen er en fast sats. | Nei | Ja | Ja |
| 541 | OK_Sak - Innvilget med betaling, fast sats | Brukes ved vedtak om korttidsplasser, (bortsett fra avlastning som er gratis, da brukes innvilget uten betaling). | Ja | Ja | Ja |
| 5006 | OK_Sak - Innvilget med betaling, fast sats_ikke tidsavgrenset-SvarUt | Brukes ved vedtak om dagsenter med betaling og andre tjenester med fast pris. | Nei | Ja | Ja |
| 507 | OK_Sak – Innvilget u/betaling + alle langtidsplasser | Brukes til alle tjenester som det ikke betales egenandel for slik som: Helsetjenester i hjemmet Avlastning Støttekontakt Omsorgsstønad Praktisk bistand og opplæring Langtidsplasser (det fattes eget vedtak om vederlag) |
Nei | Ja | Ja |
| 557 | OK_Sak - Økonomisk vedtak | Brukes når det fattes vedtak på betalingstjenester før likningsopplysninger foreligger. Når disse foreligger, fattes eget økonomisk vedtak med opplysning om betaling. | Ja | Nei | Ja |
| 5050 | OK_Sak_Innvilgelse av utsatt iverksettelse | Nei | Nei | Ja | |
| 5051 |
OK_Sak_Avslag på utsatt iverksettelse |
Nei | Nei | Ja | |
| 5054 | OK_Sak_Opphørsvedtak |
|
Nei | Nei | Ja |
| 3731 | OK_Sak-Innvilget Trygghetsalarm/trygghetspakke-SvarUt | Brukes ved vedtak på trygghetsalarm med betaling. Om brukeren skal betale egenandel for trygghetsalarm er avhengig av inntekten, men betalingssatsen er fast (per måned). Brukes for alle trygghetspakkene (TP1,TP2 og TP3). |
Nei | Ja | Ja |
| Id | Sakstype | Bruksområde | Vedtaksdokument | Kontroll før utsending |
|---|---|---|---|---|
| 2044 |
OK_Brev vedr. |
Når bruker selv har gitt beskjed om at tjenesten kan avsluttes, skal dette dokumenteres i Gerica av den som har mottatt beskjeden. Det gis beskjed til saksbehandler i OL – Beskjedjournal som sender brev med bekreftelse på at tjenesten stoppes etter brukers ønske. | Nei | Ja |
| 528 | OK_Forhåndsvarsel |
Brukes ved opphør eller endring av tjeneste. |
Nei | Nei |
| 3836 | OK_Mal - brevmal 2 signaturer |
|
Nei | Ja |
| 4177 | OK_Mal - brevmal |
|
Nei | Nei |
| OK_ Oppdragsavtaler XXX |
Det er 3 ulike maler for avlaster, støttekontakt og omsorgsstønad. |
Nei | Ja | |
| 530 | OK_Sak - Forvaltningsmelding |
|
Nei | Ja |
| 5030 | OK_Sak_Forhåndsvarsel_utsatt iverksettelse | Skal sendes når det er endring av tjenestetilbudet | Nei | Ja |
| 553 | OK_Samtykkemal_opplysninger |
Ved innhenting av samtykke ved søknad om tjenester |
Nei | Nei |
| Id | Sakstype | Bruksområde | Vedtaksdokument | Kontroll før utsending |
|---|---|---|---|---|
| 1474 | OK_Vedrørende klage på egenbetaling | Gjelder klage på egenbetaling praktisk bistand som avvises fordi riktige inntektsopplysninger er lagt til grunn (egentlig en klage på bystyrets betalingssatser). | Nei | Ja |
| 3210 | OK_Sak - Forvaltningsmelding Klage | Brukes hvis saksbehandlingsfristen ikke kan overholdes (foreløpig svar). | Nei | Nei |
| 3471 | OK_Sak - Klage følgeskriv til Statsforvalteren | Brukes når klagen sendes til klageinstansen. | Nei | Ja |
| 529 |
OK_Sak - Klage saksfremstilling |
Brukes når klagen sendes til klageinstansen. | Nei | Ja |
| 539 | OK_Sak - Klagesak-brev til bruker | Brukes når klagen sendes til klageinstansen. | Nei | Ja |
| 5028 | OK_SAK_Vedtak avvisning av klage | Brukes når klagen avvises. Klagen kan kun avvises om klagefristen er passert, det er manglende fullmakt eller det mangler signatur. | Nei | Ja |