Sikre en felles rutine på tvers av virksomheter og tjenester for hvordan bruke Pasientoverganger i ELISE.
Pasientoverganger i ELISE skal bidra til:
En felles forståelse for hvilke informasjonselementer som er relevant i en Pasientovergang
Tydeliggjøre hvilken virksomhet/tjeneste/medarbeider som til en hver tid har ansvar for innbyggeren i en pasientovergang
Forutsigbarhet for tjenesten ved tidlig beskjed om når innbygger er forventet overført, samt informasjon om innbyggers medisinske og praktiske behov før og under pasientoverganger
Enklere samhandling og koordinering ved pasientoverganger
Hvem gjelder rutinen for
Gjelder overføring av innbyggere inn og ut fra helsehusopphold fra bydel. Rutinen omfatter både dokumentasjon i Gerica og ELISE.
Forutsetninger
Hver bydel og hvert helsehus har hvert sitt mottaksteam/kø i ELISE, der navnet er f. eks. “NORDSTRAND Mottaksteam” eller “SOLFJELLSHØGDA Mottaksteam” for enkel adressering av Pasientovergang mellom virksomhetene. Ved sending av pasientoverganger mellom virksomheter, skal pasientovergangen sendes til “VIRKSOMHET Mottaksteam”.
Helsehusene har satt tidsfrist til kl. 15.00 mandag-fredag for følgende: melde nye pasienter til helsehusene, forlenge opphold for inneliggende pasienter, tidspunkt for planlagt utreise til hjemmet eller annen institusjon, reinnleggelse av pasienter, omgjøring av utover en bloc plass til en bloc plass.
Dersom du gjør endringer i Pasientovergang i ELISE etter kl. 14.00 utskrivelsesdagen, bør du i tillegg ringe for å sikre at informasjon er mottatt.
Når Pasientovergangen fullføres skrives den i sin helhet med tidslinje til Saksbehandlerjournal (121). Ved mye tekst deles journalen med en egen for notater fra tidslinje. Hvis "Bekreftet overgang" er satt til "Ja", blir dette overført til Gerica i OL-beskjedjournal (135) med utvalgt basisinformasjon, slik at et utvalg tjenester som ikke benytter ELISE eller pasientoverganger blir orientert om pasientovergangen.
Felles sjekkrutiner
Saksbehandlere og mottaksteam ved helsehus sjekker OL-beskjedjournaler og revurderingsjournaler (Gerica), samt notater og oppdateringer i Pasientovergang i ELISE minimum tre ganger om dagen (kl. 10.00, 12.00 og 14.00).
Ved pasientoverganger til private tjenesteleverandører av hjemmesykepleie, kommunale og private langtidshjem og hjemmesykepleie for døve og døvblinde, vil bruk av OL-beskjedjournal (135) og revurderingsjournal (120) brukes frem til annet blir informert om.
Hjemmetjenesten vil se bekreftede pasientoverganger i Aktiviteter i kø, og følger med på oppdateringer i Pasientovergang i ELISE før pasienter blir utskrevet.
Avdeling på helsehus vil se bekreftede pasientoverganger i Aktiviteter i kø, og følger med på oppdateringer i Pasientovergang i ELISE før pasienter blir innlagt.
Saksbehandling og vurdering av plass
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Oppretter en ny Pasientovergang i ELISE og velger arbeidsteam «Helsehus (helsehus navn) mottaksteam».
Saksbehandler forespeiler hvilken plasstype som er ønsket for oppholdet.
I feltet «Særlig utfordringer» velger saksbehandler aktuell utfordring dersom innbygger har et aktivt illegalt rusmisbruk, en underliggende kjent psykiatrisk diagnose som krever aktiv oppfølging eller behov for forsterket skjerming. Nevnte pasientgrupper må saksbehandler i bydel ha særskilt dialog med mottaksteamene i helsehus om, før det blir tatt beslutning om innleggelse på helsehus.
Informerer sykehuset om at innbygger har fått innvilget helsehusplass.
Setter dato “Estimert overført tjeneste” til den datoen det er forventet utskrivningsklardato fra sykehus. Saksbehandler må oppdatere datoen underveis i sykehusoppholdet dersom utskrivningsklar dato blir endret.
Saksbehandler noterer relevante helseopplysninger i Pasientovergang i ELISE. Tidslinjen brukes til kontinuerlig dialog med mottaksteam på helsehus.
Gerica
Saksbehandler oppretter saksbehandlerjournal (121) i Gerica med bydelens innstilling til helsehusopphold. Saksbehandler vurderer hjelpebehovet til innbyggere innlagt på sykehus og søkere fra hjemmet. Når det vurderes at helsehusplass er riktig tjeneste, benyttes tekstmal OK_Varsel om innleggelse i helsehus med følgende informasjon som skal være supplerende til opplysninger til PLO innsendt fra sykehus:
Tidligere hjelpebehov/tjenester
Habituell helsetilstand
Saksbehandlers vurdering på hvorfor innbygger er i behov av helsehusopphold
Mål for opphold på helsehus
Behov for fastvakt
Voldsrisiko
Dokumenterer saksbehandling i saksbehandlerjournal (121) fortløpende.
Gir tilgang i Gerica for mottakskoordinator ved helsehuset ved å opprette manuelt innslag til aktuelt helsehus med varighet i 2 dager. Se rutine Gerica - Manuelt innslag - Brukerveiledning.
Fatter vedtak når plasstype er avklart med mottaksteam på Helsehus. Riktig sak/tjeneste anvendes i Gerica. Nivået på tjenesten settes til helsehusets nivå. Vedtaket skal inneholde mål for oppholdet.
Saksbehandler må benytte riktig plasstype når det er avklart med mottaksteam/koordinator at innbygger trenger helsehusplass, og bruker settes på venteliste
Plasstype 30: korttidsopphold skal IKKE lenger brukes
Det er ulike rutiner knyttet til tildeling av helsehusplass og spesialplass utover en bloc. Saksbehandler må da ta kontakt med Formidlingen i Sykehjemsetaten via OL-beskjedjournal (135). Det gjelder også ordinær helsehusplass utover en bloc. Se rutine Korttidsplasser utover en bloc (Ikke tilgjengelig). Benytt følgende plasstype utover en bloc:
14: Ekstra korttid utover en bloc
18: Sambogaranti ordinær Korttid utover en bloc
19: Sambogaranti Skjermet Korttid utover en bloc
20: Ordinær Korttid utover en bloc
21: Skjermet korttid utover en bloc
26: Lindrende korttid utover en bloc
27: Villa Enerhaugen Korttid utover en bloc
Registrer brukeren på venteliste med riktige data og knytt til tjenesten.
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Mottaksteam
Har dialog og beslutter i samarbeid med saksbehandler hvilken plasstype pasienten skal ha. Dialog foregår i hovedsak via notat i tidslinjen i pasientovergangen, men telefon benyttes ved større avklaringer eller korte frister med behov for umiddelbar bekreftelse/respons.
Mottakskoordinator
Mottar beskjed fra saksbehandler om aktuell pasient i Mottaksteamets kø i ELISE, eller i egen visning i Pasientovergangoversikten.
Bekrefter plasstype i felt under tverrfaglig vurdering av behov for helsehusopphold i Pasientovergang i ELISE.
Oppdaterer fortløpende tidslinjen i Pasientovergang i ELISE ved ny informasjon som gjelder utskrivelse fra sykehus.
Setter arbeidsteam til Avdeling (Avdelingsnavn) når plasstype og tidspunkt for ankomst er endelig avklart.
Dersom det ikke er tilgjengelig plass på aktuelt helsehus
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Mottakskoordinator
Undersøker om et annet helsehus har ledig plass. Dokumenterer hvilket helsehus som har plass tilgjengelig i et notat i Tidslinjen i Pasientovergangen.
Endre arbeidsteam i Pasientovergang til «VIRKSOMHET Mottaksteam» til nytt gjeldende helsehus.
Videre følges rutinen som vanlig.
Ved uenighet om plasstype
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Mottakskoordinator
Setter “Plasstype på helsehus innvilget” til “Avslag på forespørsel om plass på helsehus” og begrunner avslaget i fritekstfeltet «Begrunnelse for avslag». Begrunnelsen som er skrevet i ELISE vil automatisk bli overført til mottaksjournal (174) i Gerica etter at Pasientovergangen er fullført i ELISE.
Mottaksteamet enes om videre plan. Ved faglig uenighet om plass og plasstype i helsehus er det helsehuset som har besluttende myndighet. Mottakskoordinator endrer Pasientovergang i ELISE og korrigerer med endelig plasstype. Videre forløp er som beskrevet over. Pasientovergangen fullføres ikke før videre plan er etablert. Pasientovergangen blir enten videresendt til rett instans, avsluttet med «Vurdert - tjenester ikke aktuelt», eller følger ordinært forløp for helsehusopphold hvis mottaksteam enes om plasstype.
Avslutte saken før igangsetting av tjenesten/oppholdet
Saksbehandler
Gerica
Før vedtak er fattet: Avslutt saken med riktig årsak, f.eks. søknad trukket.
Før plassen er booket i kalenderen: Dersom bruker med vedtak om korttidsopphold dør, eller det av andre grunner ikke er aktuelt med innleggelse i institusjon, avslutt saken med riktig årsak, f.eks. dødsfall. Avslutt i tillegg brukerens venteliste når brukerrutinen kjøres.
Etter oppholdet er booket i kalenderen: Slett oppholdet hvis det er booket i kalenderen og avslutt saken manuelt med riktig årsak.
ELISE – Pasientovergang
Registrer “Vurdert - tjenester ikke aktuelt”, skriv et notat i tidslinjen om årsak og fullfør Pasientovergangen.
Før innleggelse på helsehus
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Hvis pasienten er på sykehus: Oppdaterer Pasientovergangen i ELISE fortløpende med ny informasjon som gjelder tidspunkt for utskrivelse og utreisedetaljer.
Dialog mellom saksbehandler og helsehuset skjer i hovedsak skriftlig i notater i tidslinjen i pasientovergang i ELISE, men kontakt hverandre på telefon dersom det er behov for større avklaringer eller det er korte frister med behov for umiddelbar bekreftelse/respons.
Påse at “Bekreftet overgang” er satt til “ja”, slik at pasientovergangen blir lagt til arbeidsteamets kø.
Hjemmetjenesten
ELISE – Pasientovergang
Dersom overgang fra hjem med tjenester: Oppdaterer Pasientovergangen i ELISE fortløpende med ny informasjon.
Gerica
Kommer pasient direkte fra hjemmet har bydel ansvar for å innhente oppdaterte helseopplysninger og legemiddelliste fra fastlege.
Kommer pasient direkte fra hjemmet skriver hjemmetjenesten statusnotat i tverrfaglig samarbeidsjournal (106) ved bruk av standardtekst OK_Statusnotat hjemmesituasjon.
NB! Når pasienten reiser hjemmefra og til helsehus er det bydel som er ansvarlig for å ordne transport til helsehuset.
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Mottakskoordinator
Sjekker at "Bekreftet overgang" er satt til “Ja”, slik at pasientovergangen blir lagt til arbeidsteamets kø.
Mottakssykepleier
Planlegger mottak av pasient basert på listevisning i ELISE Pasientovergang.
Kontakter sykehuset for gjennomgang av sjekkliste før ankomst helsehus.
Setter status i korttidskalenderen til usikker. Denne gjenspeiles i Pasientovergang (feltet "Status utskrivning") og på innbygger i ELISE institusjon.
Formidlingen i Sykehjemsetaten
Booker plass utover en bloc
Ved innleggelse på helsehus
Saksbehandler
Gerica
Sette status i korttidskalenderen til usikker, om dette ikke allerede er gjort. Denne gjenspeiles i Pasientovergang og på innbygger i ELISE institusjon.
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Mottakssykepleier
Tar imot pasienten ved ankomst helsehus og dokumenterer innkomst/mottak i Pasientovergang i ELISE.
Registrerer tidspunkt for ankomst og fullfører Pasientovergang i ELISE når pasienten er ankommet avdeling. Ved behov kan dette gjøres av andre på avdelingen etter avtale.
Avdelingen
Gjør seg kjent med opplysninger om pasient i Pasientovergang i ELISE, samt informasjon fra eventuelle tidligere opphold registrert i ELISE.
Gjennomfører kliniske observasjoner (NEWS) i ELISE.
Gerica
Mottaksteam ved helsehus
Gjør seg kjent med opplysninger om pasient fra sykehus/hjemmetjenesten (i elektroniske meldinger – helseopplysninger, epikrise).
Oppretter tiltaksplan, ny IPLOS ADL, iht. gjeldende rutine i Sykehjemsetaten (Gerica Tiltaksplan Korttid).
Gjennomfører vitale målinger, og kliniske observasjoner.
Oppdaterer og samstemmer legemiddelliste i Gerica.
Første uken av oppholdet
Saksbehandler
Deltar på oppstartsamtale med helsehuset og pasient/pårørende senest tredje virkedag etter innkomst.
Gerica
Oppdater status i korttidskalenderen. Dette vises i Pasientovergang og på innbygger i ELISE institusjon.
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Avdelingskoordinator
Oppretter Pasientovergang i ELISE etter innkomst. Arbeidsteam settes til «Bydel (bydelsnavn) mottak».
Dato for “Estimert overført tjeneste” settes lik revurderingsdato i vedtaket ved opprettelse av Pasientovergang.
Oppdaterer helseopplysninger og plan for hjemreise i Pasientovergangen fortløpende.
Gerica
Lege
Vurderer pasient og tar stilling til HLR-status. Lege dokumenterer HLR-vurdering i fritekst i Legemodulen og oppdaterer kjernejournal.
Helsehus
Inviterer og avholder oppstartsamtale med bydel og pasient senest tredje virkedag etter innkomst.
Pårørende inviteres til å delta hvis pasient ønsker dette.
Skriver referat fra oppstartsamtale. Dokumenteres i tverrfaglig samarbeidsjournal (106), standardtekst: 16_Tplan_Helsehus_4_Oppstartsamtale
Dokumenterer status på måloppnåelse senest tredje virkedag etter innkomst og minimum en gang i uken videre i oppholdet, dokumenterer i tverrfaglig samarbeidsjournal (106), standardtekst: 16_Tplan_Helsehus_5_Status_tverrfaglig.
Under oppholdet generelt
Saksbehandler
Deltar på nettverksmøter.
Gerica
Oppdaterer status i korttidskalenderen. Dette vises i Pasientovergang og på innbygger i ELISE institusjon.
Helsehus
Inviterer til: Nettverksmøte ut fra behov.
Gerica
Skriver referat fra nettverksmøter. Dette vil være en del av pasientens dokumenterte status. Dokumenteres i tverrfaglig samarbeidsjournal (106), standardtekst 16_Tplan_Helsehus_8a_nettverksmøte referat.
Helsehuslegen
Dersom det er vurdert at det er riktig med begrensninger i behandlingsintensitet skal dette dokumenteres i lege behandlingsavklaringsjournal (166), standardtekst: 16_Lege_Behandlingsavklaring.
Under oppholdet ved endringer
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Oppdater “Forespeilet tjeneste/plasstype” i Pasientovergang så snart det er klart hvilken tjeneste innbygger skal skrives ut til. Skriv en kort beskrivelse av årsak til endring i et notat i Tidslinjen i Pasientovergang i ELISE.
Gerica
Revurderer og fatter nytt vedtak om korttidsopphold, eventuelt med ny målsetning og type plass. Datoen gjenspeiles i "Estimert overført tjeneste" i Pasientovergangen.
Nivået på tjenesten settes til helsehusets nivå.
Registrer brukeren på venteliste med riktig data og type plass, og knytt til tjenesten.
Oppdater status i korttidskalenderen.
Hvis bruker er på et korttidsopphold utover en bloc må saksbehandler kontakte Formidlingen i Sykehjemsetaten via OL-beskjedjournal (135) og eventuelt gjøre ny avtale.
Helsehus
Gerica
Hvis noe oppstår (endringer), som får betydning for det som er planlagt eller målet med oppholdet, opprett en “Revurderingsjournal” med begrunnelse for å forlenge oppholdet eller behov for annen type plass (standardtekst) (logistikk). (120_Revurderingsjournal, 16_Tplan_6_Endret behov korttid).
Informer pårørende ved behov og innhent samtykke fra pasient for flytting til annen avdeling/helsehus.
Dokumenter bakgrunnen for hvorfor pasienten er i behov av forlengelse av oppholdet i statusnotat i tverrfaglig samarbeidsjournal (106), standardtekst: 16_Tplan_6_Endret behov korttid.
Mottakskoordinator booker nytt opphold.
ELISE
Ved bytte av avdeling: Helsehuset endrer "Avdeling helsehus" til ny avdeling, slik at ny avdeling fortsetter dialog med bydel i samme pasientovergang som allerede er påbegynt.
Ved flytting til annet helsehus: Helsehuset endrer "Overgang til arbeidsteam" til mottaksteam på helsehuset innbygger skal flyttes til. "Forespeilet tjeneste/plasstype" settes til riktig plasstype.
Ved innleggelse på sykehus fra helsehus
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Sett «Bekreftet overgang» til «Nei» i boksen for "Status (Saksbehandler)", og oppdater dato i feltet «Vurdert - tjenester ikke aktuelt» under boksen for "Oppstart tjeneste (Mottaker)". Gi en begrunnelse i tidslinjen i Pasientovergangen, eks. innbygger re-innlagt på sykehus.
Fullfør Pasientovergangen. Opprett en ny Pasientovergang med forventet utskrivelse fra sykehus og ordinært forløp følges som beskrevet over.
Gerica
Vurder hjelpebehov og videre omsorgsnivå ut fra opplysninger fra sykehus og helsehus. Informer mottakskoordinator om oppholdet på helsehus skal videreføres eller avsluttes.
Helsehus
Avdelingskoordinator avklarer med bydel om oppholdet skal avsluttes eller midlertidig pauses.
ELISE – Pasientovergang
Avdelingskoordinator oppretter et notat i Tidslinjen i Pasientovergang med en kort beskrivelse av at innbygger innlegges på sykehus.
Gerica
Tjenesten settes på Midlertidig stopp hvis det avtales at pasienten skal tilbake til helsehuset etter sykehusinnleggelsen.
Ved vedtak om langtidsopphold på helsehus
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Saksbehandler oppretter et notat i tidslinjen i Pasientovergang med en kort beskrivelse av at innbygger har fått vedtak om langtidsplass.
Forespeilet tjeneste/plasstype endres til “Langtidsopphold i sykehjem”.
“Estimert overført tjeneste” blir automatisk oppdatert basert på sluttdato på tjenesten.
Pasientovergangen fullføres/avsluttes av saksbehandler ved overføring til langtidshjem. Dette er midlertidig inntil langtidshjem tar i bruk Pasientovergang i ELISE.
Gerica
Hvis vedtak om langtidsplass i sykehjem fattes mens brukeren er på korttidsopphold, legges bruker på venteliste med plasstype langtidsopphold på korttidsopphold.
Per i dag avsluttes ikke tjenesten korttidsopphold automatisk. Dette gjelder spesielt om en bruker er på langtid på korttid og får tilbud om plass på langtidshjem. Selvom bydel svarer "ja" på spørsmål om korttidsoppholdet skal avsluttes, må bydel sjekke manuelt at det er gjort, og avslutte manuelt om det er nødvendig.
Informer aktuelt sykehjem om planlagt overflytting i OL-Beskjedjournal (135) iht. gammel rutine når dette tildeles.
Helsehus
Gerica
Mottakskoordinator
Booker et nytt opphold (langtidsopphold på korttidsopphold).
Før utskrivelse
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Saksbehandler har dialog med avdelingskoordinator og estimerer når pasienten er planlagt utskrevet.
Saksbehandler setter arbeidsteam til «Hjemmetjeneste (Teamnavn)» når tidspunkt for overføring er endelig avklart.
Saksbehandler setter status i Pasientovergang til “Bekreftet overgang" til "Ja" når endelig plan for hjemreise er etablert, slik at pasientovergang blir liggende i arbeidsteamets kø.
Gerica
Fatte, eventuelt revurderer, vedtak om tjenester. Oppdaterer status i korttidskalenderen til sikker. Dette gjenspeiles i Pasientovergang og på innbygger i ELISE institusjon
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Oppdaterer i Pasientovergang om hjemreise, medisininformasjon, kompetanse og utstyr.
Gerica
Opprette tverrfaglig samarbeidsjournal for å dokumentere status ved utreise i tverrfaglig samarbeidsjournal (106), 16_Tplan_Helshus_9_ utreisenotat_tverrfaglig.
Ved utskrivelse
Hjemmetjeneste
ELISE – Pasientovergang
Hjemmetjenesteteamet fullfører Pasientovergang etter første besøk hos innbygger er gjennomført. Den ansatte som var på det første besøket, registrerer dato og tid for besøket i feltet «Første besøk gjennomført».
Helsehus
Gerica
Registrer ny IPLOS ADL.
Oppdatere og samstemme legemiddelliste som sendes med pasient.
Sender med utreisekonvolutt.
Legen sender elektronisk epikrise til fastlegen eller til langtidshjem med oppdatert og samstemt legemiddelliste etter endt korttidsopphold.
Ved prøveutskrivelse til hjemmet
Ved prøveutskrivelse følges vanlig prosedyre ved utskrivelse. Hvis pasienten skal tilbake på helsehus igjen kan pasientovergangen re-åpnes. Dette kan ELISE-kontakt/superbruker bistå med.
Ved dødsfall
Saksbehandler
ELISE – Pasientovergang
Sett «Bekreftet overgang» til «Nei», og oppdaterer dato i feltet «Vurdert - tjenester ikke aktuelt». Fullfør Pasientovergangen.
Gerica
Saksbehandler korrigerer brukerens status i brukerbildet og kjør brukerrutinen ”Oppdatering av tilhørende registre” på vanlig måte.
Helsehus
ELISE – Pasientovergang
Avdelingskoordinator oppretter et notat i tidslinjen i Pasientovergang med en kort beskrivelse av at innbygger er død.
Gerica
Avdelingskoordinator avslutter oppholdet umiddelbart i reservasjonsbildet med riktig sluttdato og årsak. Dokumenter i innkomst/utreise journal.
Begrepsforklaring
Mottaksteam: består av mottakskoordinator, mottakssykepleier og lege/fagansvarlig fra helsehuset og representant/saksbehandler fra bydel
Mottakskoordinator: en koordinator per helsehus som har ansvar for logistikk i forbindelse med inn- og utskrivelser
Avdelingskoordinator: koordinerer på avdeling på helsehus
Saksbehandler: saksbehandler i bydel
Lovverk
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet
Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell
Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester
Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp
Eksempler på avvik fra rutine
Denne rutinen gjelder kun for pasientoverganger mellom helsehus og bydel. Ved andre pasientoverganger og samhandling med andre virksomheter/institusjoner gjelder følgende rutiner: