Hensikten med rutinen

Rutinen skal sikre enhetlig dokumentasjon og samhandling på tvers av virksomheter for overføring av informasjon om innbyggere som har fått vedtak om plass på langtidshjem. Dette for å styrke kvaliteten i samhandlingen ved øverføring av innbyggere mellom omsorgsnivåer i Oslo kommune.

Hvem gjelder rutinen for

Denne rutinen gjelder for samhandling om innbyggere som har takket ja/fått tildelt plass på langtidshjem, der langtidshjemmet ikke benytter ELISE.

For dokumentasjon om samhandling om innbyggere som har fått tildelt plass på langtidshjem som benytter ELISE, se rutine ELISE/Gerica - Dokumentasjon og samhandling for plass på langtidshjem.

For dokumentasjonog behandling av søknad om langtidsopphold, se rutine (Gerica - Dokumentasjon og behandling av søknad om langtidsopphold.

Gjelder for helsepersonell i bydel, helsehus og langtidshjem:

I pilotperiode gjelder denne rutinen også for øvrige langtidshjem UNNTATT Ellingsrudhjemmet, Dronning Ingrid hage, Madserudhjemmet og Nordseterhjemmet, som beynnter pasientovergang i ELISE).

Private/ideele langtidshjem som ikke benytter ELISE

• Smestadhjemmet
• Sofienberghjemmet
• Bekkelagshjemmet
• Paulushjemmet
• Fagerborghjemmet
• Cathinka Guldberghjemmet
• Rødtvet sykehjem
• St. Hanshaugen bo- og aktivitetssenter
• Ammerudlunden sykehjem
• Hovseterhjemmet
• Nordberghjemmet
• Sagenehjemmet
• Vålerengahjemmet bo- og kultursenter
• Jødisk bo- og seniorsenter
• Grefsenhjemmet

Ansvarsfordeling

Institusjonssjef: Har det overordnede ansvaret for at samhandlingen mellom tjenestene i Oslo kommune gjennomføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Institusjonssjefen skal også sikre at helsepersonell har nødvendig kompetanse i bruk av Gerica.

Avdelingsleder: Har ansvar for å legge til rette for at helsepersonell får tilstrekkelig tid til å gjennomføre og dokumentere samhandlingen i tråd med denne rutinen. Avdelingssjefen skal også sørge for at nødvendig opplæring blir gitt.

Sykepleier på langtidsavdeling: Har ansvar for å holde seg oppdatert om nye beboere som kommer til avdeling.

Tjenesteansvarlig sykepleier eller annen sykepleier som kjenner innbygger/beboer: Har ansvar for å dokumentere pasientopplysninger somi henhold til denne rutinen. 

Ledere for saksbehandlere i bydelen og ledere for ansatte som skal overføre klinisk informasjon: Har ansvar for at rutinen gjøres kjent og implementeres i egen bydel.

Helseetaten og Sykehjemseetaten: Er ansvarlig for å oppdatere rutinen.

Utførelse av rutine

Dersom det er endringer eller oppdaterte opplysninger om innbygger etter kl. 14.00 den dagen innbygger skal inn på langtidshjem, må saksbehandler ringe for å sikre at informasjonen er mottatt.

Felles sjekkerutiner

Når det er ledige plasser ved et langtidshjem skal sykepleier på dagvakt sjekke OL-beskjedjournaler (135) i Gerica minimum kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00. 

Saksbehandlere i bydel sjekker OL-beskjedjournaler (135) minimum kl. 10.00,  kl. 12.00 og kl. 14.00.

Ved tildelt plass på langtidshjem

Fra hjemmet

Saksbehandler i bydel

• Saksbehandler sender beskjed om tildelt plass i OL-Beskjedjournal (135).
• Opprett oppgave(r) i ELISE for å informere tjenesteansvarlig (TA), primærkontakt (PK) eller andre relevante fagpersoner fra de aktuelle tjenestene som innbygger mottar tjenester i hjemmet fra, om at innbygger har blitt tildelt plass på langtidshjem.

Helsepersonell i hjemmetjenesten

• Tjenesteansvarlig (TA), primærkontakt (PK) eller annen sykepleier, som kjenner innbygger godt, må skrive tverrfaglig samarbeidsjournal (J106), benytt  mal "Tverrfaglig samhandlingsjournal - innkomst langtidshjem", se brukerveileder for hvordan denne fylles ut Gerica - Brukerveileder Mal for Tverrfaglig samhandlingsjournal (J106) - Innkomst langtidshjem. Dette må det bli satt av tid til.
  • Anbefaling for gjennomføring: Koordinator legger inn et besøk på 60 minutter i arbeidslisten til sykepleier (eller annet relevant helsepersonell) som skal utføre oppgaven. Ved registrering skal dette besøket føres som et 136-besøk av den som gjennomfører arbeidet
• Dersom innbygger har mottatt tjenester fra fysioterapeut/ergoterapeut, klinisk ernæringsfysiolog, farmasøyt o.l. skal relevante pasientopplysningern fra disse inngå i "Tverrfaglig samhandlingsjournal - Innkomst langtidshjem".
• Langtidshjemmet vil ha tilgang til journalen fra startdato for tjeneste langtidsopphold. 
• Ved behov opprett telefonkontakt.

Langtidshjemmet

• Sykepleier på dagvakt har ansvar for sjekke nye OL-beskjedjournaler (135) og 106-journaler i Gerica, og følge opp mottak av innbygger.
• Sykepleier på dagvakt må holde seg oppdatert om eventuelle endringer i OL-beskjedjournaler (135).
• Ved behov opprett telefonkontakt.

Fra helsehus/institusjon

Saksbehandler i bydel

ELISE - pasientovergang

• Saksbehandler oppretter et notat i tidslinjen i Pasientovergang med en kort beskrivelse av at innbygger har fått vedtak om langtidsplass. 
• Forespeilet tjeneste/plasstype endres til “Langtidsopphold i sykehjem”. 
• “Estimert overført tjeneste” blir automatisk oppdatert basert på sluttdato på tjenesten.
• Pasientovergangen fullføres/avsluttes av saksbehandler ved overføring til langtidshjem, da langtidshjemmet ikke kan motta pasientovergang i ELISE.

Gerica

• Informer aktuelt langtidshjem om planlagt overflytting i OL-Beskjedjournal (135).

Helsehusavdelingen

• Tjenesteansvarlig (TA), primærkontakt (PK) eller annen sykepleier, som kjenner innbygger godt, må skrive tverrfaglig samarbeidsjournal (J106), benytt mal "Tverrfaglig samhandlingsjournal - innkomst langtidshjem", se Gerica - Brukerveileder Mal for Tverrfaglig samhandlingsjournal (J106) - Innkomst langtidshjem for eksempel på hvordan den kan fylles ut. 
• Langtidshjemmet vil ha tilgang til journalen fra startdato for langtidsopphold. 

Langtidshjemmet

• Sykepleier på dagvakt har ansvar for sjekke nye OL-beskjedjournaler (135) og 106-journaler i Gerica, og følge opp mottak av innbygger.
• Sykepleier på dagvakt må holde seg oppdatert om eventuelle endringeri OL-beskjedjournaler

Ved ankomst langtidhjem

Avdeling på langtidshjem

• Bekrefter at innbygger har ankommet avdelingen ved å skrive logistikkjournal innkomst/utreise (J 164).
• Følger SYEs og ev. lokale rutiner for mottak av innbygger 
  • Mottak av ny pasient/beboer langtidshjem (Ikke tilgjengelig)

Ved endringer etter innflytting på langtidshjem

Ved langtidshjemmet kan det forekomme endringer etter at innbygger er blitt beboer på avdeling.

Se rutineGerica - Dokumentasjon og behandling av søknad om langtidsopphold for hvordan dette skal følges opp.

Begrepsforklaring

Saksbehandler: saksbehandler i bydel

Innbygger og beboer er synonymt, mens innbygger benyttes i hovedsak før ankomst langtidshjem og beboer benyttes etter ankomst langtidshjem. Andre termer kan være vanlig å benytte, slik som pasient eller bruker. For enkelthets skyld, benyttes kun innbygger og beboer i denne rutinen.

Lovverk

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet

Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell

Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester

Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp

Eksempler på avvik fra rutine

Ved avvik fra rutine skal den som oppdager avviket melde uønsket hendelse i EQS.

Eksempler på avvik, listen er ikke uttømmende:

• Saksbehandler oppretter ikke i saksbehandlerjournal (121-journal) med innstilling til plass på langtidshjem.
• Sykepleier har ikke fylt ut samarbeidsjournal (106-journal) ved å bruke tekstmal "Tverrfaglig samhandlingsjournal- innkomst langtidshjem".
• Ansatte i bydel/helsehus følger ikke opp at innbygger blir motatt på langtidshjem
• Saksbehandler/koordinator/sykepleier glemmer å oppdatere med nyeste informasjon.
• Sykepleiere ved langtidshjem sjekker ikke om det kommer nye beboere til avdelingen.
• Det blir opprettet ELISE pasientoverganger til langtidshjem som ikke har startet opp med ELISE, f.eks. i overgangsperiode hvor noen langtidshjem med ELISE ikke enda ikke har startet opp med pasientovergang for mottak.

Ved andre pasientoverganger og samhandling med andre virksomheter/institusjoner gjelder andre rutiner. Se oversikt nedenfor.