ELISE/Gerica - Dokumentasjon og behandling av søknad om langtidsoppholdv. 1.1
Hensikt med rutinen
Sikre felles rutine for bydelene og sykehjemsetaten ved søknad om og tildeling av langtidsplass.
Samarbeidet skal:
Sikre felles forståelse for hvilken informasjon som skal formidles
Tydeliggjøre hvilken virksomhet/tjeneste/medarbeider som til enhver tid har ansvar
Gi forutsigbarhet for tjenestene ved beskjed om hvem som er tildelt langtidsplass
Sikre god samhandling og koordinering av langtidsplasser
Hvem gjelder rutinen for
Saksbehandlere i bydelene, formidlingen i Sykehjemsetaten og ansatte på langtidshjem.
Ansvarsfordeling
Institusjonssjef har det overordnede ansvaret for at rutinen er kjent, forstått og implementert ved egen institusjon. Institusjonssjefen skal sikre at nødvendige rammer og ressurser er på plass for å følge rutinen, herunder tilgang til relevante systemer og tilstrekkelig kompetanse hos medarbeidere
Avdelingsleder på langtidshjem har ansvar forat rutinen etterleves i egen avdeling, og for å legge til rette for at oppgavene som er beskrevet i rutinen kan gjennomføres i praksis
Sykepleier på langtidshjem har ansvar for å:
Følge med på nye tildelinger og tilbud
Dokumentere nødvendige opplysninger ved flytting, bytte av sykehjem eller avslutning av opphold
Formidle endrede behov, ønsker eller andre relevante forhold videre i OL-Beskjedjournal der dette er påkrevd
Bidra med faglige vurderinger ved revurdering av omsorgsnivå, i tråd med gjeldende rutiner
Formidlingen i Sykehjemsetaten har ansvar for plassadministrasjonen og å tilby ledige langtidsplasser, samt følge oppgavene som beskrevet i rutinen.
Ledere for saksbehandlere i bydelen, og ledere for ansatte som skal dokumentere pasientopplysninger er ansvarlig for at denne rutinen gjøres kjent og implementeres i egen bydel, ved at rutinen etterleves og for å legge til rette for at oppgavene som er beskrevet i rutinen gjennomføres i praksis.
Saksbehandlere er ansvarlig for å følge opp oppgaver som beskrevet i rutinen.
Sykehjemseetaten og Helseetaten er ansvarlig for å oppdatere rutinen.
Opprette ny søknad om langtidsopphold og vurdere plasstype
Saksbehandler i bydel
Gerica
Registrere søknad, vurdere hjelpebehov og fatte vedtak om langtidsplass.
Registrere vente/ønskeliste med plasstype, ønsket sykehjem og ev. om det haster.
Bruk fritekstfeltet på vente-/ønskelisten for å beskrive særskilte forhold som er viktig for formidlingen i forbindelse med tilbud om langtidsplass.
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Gerica
Når saken er innvilget og søker er registrert på vente/ønskeliste, blir søker synlig i bildet "Plassadministrasjon langtid".
Formidlingen kan skrive inn relevante opplysninger i fritekstfelt i vente/ønskelisten.
Formidlingen starter.
Tilbud om plass - tilbudsreservasjon
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært på vente/ønskeliste. Dersom søker er på sykehus eller helsehus, kan disse få prioritet.
Opprette tilbudsreservasjon med start og sluttdato. Skriv i friteksfeltet i vente/ønskelisten hvilket sykehjem det er gitt tilbud på.
Sluttdato på tilbudet = tildelingsdato for tjenesten.
Tildelingsdato for tjenesten er faktureringsdato for bydel.
Bruk riktig standardtekst i "tilbudsreservasjonen" ut i fra hvor bruker er når tilbudet blir gitt.
Ved tilbud om plass når brukere venter på korttidsavdeling, bruk standardtekst; ”Langtidsplass på korttid” i fritekstfeltet inne på Tilbudsreservasjonen
Dersom saksbehandler ikke behandler tilbudet innen fristen, vil søker miste tilbudet.
Utvidet frist på tilbud
Saksbehandler i bydel
Hvis fristen er for kort, må saksbehandler kontakte formidlingen så fort som mulig på telefon. De må ha en god begrunnelse for hvorfor fristen må utvides.
Sykehjemsetaten, v/formidlingen
Formidlingen godkjenner eller avslår utvidet frist.
Ved godkjenning av utvidet frist, forleng tilbudet med avtalt dato.
Godta tilbud
Saksbehandler i bydel
Tilbud om plass sjekkes tre ganger daglig, kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00 i "Plassadm-Reservasjonsoversikt-tilbud"
Ved tilbud om plass, avklar umiddelbart med søker/pårørende
Godta tilbudet i "PlassadmReservasjonsoversikt" dersom bruker ønsker plassen.
Avslutt vente/ønskelisten om bruker får tildelt plass på ett av sine tre sykehjemsønsker. Dersom bruker fortsatt ønsker et annet langtidshjem, opprett en ny vente/ønskeliste.
Når søknad er innvilget må tjenesteansvarlig (TA), ev. annen sykepleier som kjenner innbygger opprette tverrfaglig samhandlingsjournal (106) i Gerica, og benytte malenal "OK_samhandlingpasientovergang_langtidshjem". Denne blir synlig i Pasientovergang ELISE. Dersom innbygger har mottatt tjenester fra fysioterapeut, ergoterapeut, klinisk ernæringsfysiolog, farmasøyt o.l. skal sykepleiere innhente/sammenfatte opplysninger fra disse.
Langtidsplass innvilget under kortidsopphold
Hvis en søker er på korttidsopphold når vedtak om langtidsopphold i sykehjem fattes, skal korttidsoppholdet avsluttes med samme dato som vedtaksdatoen for langtidsoppholdet, med avslutningsårsaken 1: Behovet opphørt.
Ny vente-/ønskeliste for langtidsplass opprettes med riktig type plass.
Opprett vente-/ønskeliste for korttidsplass og knytt tjenesten Langtidsopphold til ventelisten. Antall dager settes til 0, og type plass 10: Langtid på korttid velges. Brukeren må deretter bookes inn i kalenderen. Når antall dager er 0, vil reservasjonen stå uten sluttdato, og oppholdet vil betegnes som "varig opphold" i kalenderen.
Bydelene betaler ikke ekstra for disse plassene utover avtalen de har med SYE når egne en blocplasser benyttes. Hvilken type langtidsplass brukeren venter på, fremgår av vedtaket og brukerens vente-/ønskelisteregistrering.
Når søker får tilbud om langtidsplass og tilbud blir godtatt, må saksbehandler svare "JA" på spørsmål om korttidsoppholdet skal avsluttes. Tjenesten korttidsopphold blir ikke automatisk avsluttet. Dette gjelder spesielt om en bruker er på langtid på korttid og får tilbud om plass på langtidshjem.Når bruker er på langtidsplass på korttid, må tjenesten langtidsplass kopieres før saksbehandler godkjenner tilbudet. Husk å koble til riktig tjeneste i bildet som kommer opp når du trykker på godta tilbudet.
Deretter må saksbehandler sjekke at tjenesten faktisk har blitt avsluttet og ev. avslutte den manuelt.
Når tilbud om plass blir godtatt, blir det opprettet en tildelingsreservasjon, og tjenesten oppdateres med tildeltdato, type plass, nivå og romnummer.
Dersom innbygger ikke har fått innfridd ett av sine ønsker som sto på vente/ønskelisten, vil innbygger fortsatt ha en aktiv vente/ønskeliste.
Langtidshjem v/sykepleier
Når det er ledig plass på avdelingen:
Det skal sjekkes om det har kommet nye tildelinger tre ganger daglig, kl. 10.30, kl. 12.30 og kl. 14.30
For å få opp nye tildelinger kan man kjøre rapporten PLA_Nye brukere i tjenestebildet og sjekk OL-beskjed journaler fra formidlingen.
Avslå tilbud
Saksbehandler i bydel
Avslå tilbudet i reservasjonsoversikten og angi årsak.
Registrer eventuelt endringer i vente/ønskeliste.
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Når tilbudet er avslått vil senga komme opp som ledig igjen i "Plassadministrasjon Langtid".
Bruker blir igjen synlig i vente/ønskelisten for brukere som venter på tildeling av plass.
Vente/ønskeliste
Saksbehandler i bydel
Har ansvar for å opprette og vedlikeholde brukerens vente/ønskeliste.
Hvis bruker får tildelt en langtidsplass, men fortsatt ønsker å opprettholde vente/ønskeliste, noter det i fritekstefeltet vente/ønskelisten.
Saksbehandler og Sykehjemsetaten v/formidlingen
Sjekke OL-Beskjedjournal to ganger per dag for å se eventuelle beskjeder om endringer i vente/ønskelisten.
Registrer nye ønsker i vente/ønskelisten.
Årsak til endringene kan registreres i fritekstfelt i vente-/ønskeliste.
Avslutte ønsker, samt vente/ønskeliste dersom det gis beskjed om det.
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Opprette OL-Beskjedjournal med standardtekst "16_Tplan_Vente/ønskeliste spørsmål "til aktuelle sykehjem.
Sjekke OL-Beskjedjournaler langtidsopphold x 2/daglig (rapport fra journal 15642).
Ved spørsmål om vente/ønskeliste, svar innen 14 dager i OL Beskjedjournal med standardtekst 16_Tplan_"Vente/ønskeliste svar(sykehjem)".
Sykehjemsetaten v/langtidshjem
Eventuelle endrede sykehjemsønsker skal formidles videre til bydelen
For langtidshjem med kun Gerica: benytt OL-Beskjedjournal. Bruk 135;OL Beskjedjournal PLA_ PLA_Endring av ønsket sykehjem.
For langtidshjem som har ELISE: benytt oppgave med oppgavetittel "Endring av ønsket sykehjem" og legg i kø "BYDEL MOTTAKSTEAM".
Tilbud om plass på vente/ønskeliste mens beboer er på sykehjem: Fritt sykehjemsvalg. Samme omsorgsnivå
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært registrert på vente/ønskeliste.
Opprette tilbudsreservasjon og reservere aktuell seng til beboer; Bruk Standardtekst: ”Flytting iht. ønskelista” i fritekstfeltet i tilbudet.
Saksbehandler i bydel
Gerica
Sjekk om det har kommet nye tilbud minimum kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00.
Avklar umiddelbart med beboer og/eller pårørende om tilbud skal godtas eller avslås.
Ved godtatt tilbud: Kopier aktiv tjeneste fra tjenstebildet. Den kopierte tjenesten skal ikke ha tildeltdato, og nivå på tjenesten er 1.16.
Bydelen har ansvar for å koordinere selve flyttingen, inkludert å kontakte alle berørte parter, og sikre at langtidshjemmet får nødvendig informasjon.
Saksbehandler i bydel koordinerer flyttingen med ELISE pasientovergang dersom avgivende og mottakende langtidshjem har tatt i bruk ELISE pasientovergang.
Dersom langtidshjemmet som innbygger flytter fra og/eller til, følg rutine ELISE/Gerica - Dokumentasjon og behandling av søknad om langtidsoppholdfor hvordan dette skal koordineres. Det er av vesentlig betydning å både gi beskjed til langtidshjemmet beboer flytter fra (ved bruk av oppgave) og til (ved bruk av pasientovergang).
ELISE
Opprett opgave i ELISE og velg arbeidsteam "LANGTIDSHJEM AVDELING" til langtidshjemmet der innbygger er nå.
Når innbygger har fått tildelt plass og bekreftet tilbudet, oppretter saksbehandler Pasientovergang i ELISE og velger arbeidsteam "LANGTIDSHJEM AVDELING". Dette er det nye langtidshjemmet, som beboer skal flytte til. Det er breskrevet i plassadministrasjon i Gerica hvilken avdeling innbygger har fått plass ved.
Pasientovergangen skal settes til "bekreftet overgang" er "JA" med en gang den er opprettet, slik at den blir tilgjengelig for langtidsavdelingens team i ELISE.
Langtidshjemmet som beboer flytter fra: langtidshjemmet har ELISE
Når journal 106 er opprettet vil den bli synlig i Pasientovergang i ELISE.
Sykehjemsetaten v/langtidshjemmet beboer flytter til
Gerica
Sykepleier på dagvakt sjekker bildet i reservasjonsoversikten for å få oversikt over nye tildelinger av langtidsplasser kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00 når det er ledige plasser
For å sjekke nye tildelinger gå til PLA_reservasjonsoversikt:
Fyll inn institusjonsnavnet
Type reservasjon; Sett inn kode 2 = Tildeling
Sett inn aktuell startdato i feltet "intervall startdato"
En alternativ metode for å sjekke det samme er å bruke rapporten PLA_Nye tildelte, som finnes i tjenestebildet. Denne rapporten gir en oversikt over brukere som har fått tildelt langtidsopphold, med tildeltdato lik eller senere enn den datoen som er satt i filteret.
NB! På morgenen bør datoen fra dagen før, eller siste virkedag ved helg/helligdag, settes inn.
ELISE
Sjekke ELISE for nye pasientoverganger:
Dersom det er ledig seng ved langtidshjemmet skal sykepleier på dagvakt sjekke avdelingens kø daglig, i hht daglige sjekkerutiner, for om det kommer en ny innbygger til avdeling og følge opp mottak av innbygger
Sykepleier på dagvakt må holde seg oppdatert på notater i tidslinjen i Pasientovergang.
Sykehjemsetaten v/langtidshjem beboer flytter fra - Langtidshjemmet har ikke ELISE
Avslutte oppholdet fra "Plassadm-Reservasjonsoversikt" med sluttårsak ”Bytte av leverandør”.
Svar "NEI" på: «Du er i ferd med å avslutte valgt tjeneste. Vil du også avslutte tilhørende tiltak og tidsangivelser?»
Revurdering av omsorgsnivå ved endring i beboers behov
Sykehjemsetaten v/langtidshjem
Dersom langtidshjemmet vurderer at beboer har behov for en annen plasstype eller annet botilbud, dokumenter i 106 Tverrfaglig samarbeidsjournal beboers helse- og livssituasjon jmf. rutinen stand.tekst: «Tplan_status_ omsorgsbehov» Vurdering av omsorgsbehov.
Oppdater IPLOS ADL.
Innhent beboers ønsker om langtidshjem.
Undersøk at ønskede langtidshjem har plasstypen som beboer har behov for.
Revurderingsteam behandler saken etter gjeldene rutine Mandat lokalt revurderingsteam ved endret omsorgsbehov (Ikke tilgjengelig).
Ved behov for spesialplass; Bruk dokumentet «Oversikt over spesialtilbud i sykehjemsetaten» for å få oversikt over hvilke langtidshjem som har spesialplasser.
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Formidlingen har hovedansvar for å ta alle revurderinger som gjøres av langtidshjemmene, bortsett fra endringer som er til plasser utenfor prismodellen. Formidlingen skriver da en OL-beskjedjournal til aktuell bydel, og viser til 106 tverrfaglig journal og 120 revurderingsjournal.
Gjøres en gang per dag: Fra Journal velg fanen "Tjenstetype 50= Langtidsopphold i sykehjem". Velg Journaltype 120= Revurderingsjournal, «16_Tplan_Endret omsorgsbehov langtid». Velg "fra dato" minimum tre dager tilbake i tid.
Lese og kvalitetssikre dokumentasjonen i forbindelse med revurdering av omsorgsbehov. Registrere på 120-Revurderingsjournal status "1=Godkjent, 2=Ikke godkjent, 3=Ikke aktuell eller 4=Til bydel"
Fra saksbildet "Revurdere sak med årsak 70=lavere omsorgsbehov eller 71=Høyere omsorgsbehov.
Fra tjenestebildet: Fjerne sluttdato på nåværende langtidstjeneste. Fra nyopprettet tjeneste; Nivå settes til 1.16. Fjerne tildelingsdato og alt i ressursfanen. Svar "nei" på om tiltak skal oppdateres. Kopiere ny tjeneste inn i saksbildet.
Opprette vente/ønskeliste til ny type plass.
Hvis beboer fortsatt har aktiv vente/ønskeliste på nåværende type plass, avslutt denne.
Fra saksbildet; Opprette brev med «Melding om endret tjenesteinnhold». Brevet går elektronisk til aktuell institusjonsleder for eleketronisk signering og sendes beboer ev. annen registrert postmottaker.
Tilbud om ny plasstype - endret omsorgsnivå etter revurdering
Sykehjemseetaten v/langtidshjemmet der beboer oppholder seg før tilbud
Tilbud om ny plasstype grunnet endrede behov skal håndteres/behandles av langtidshjemmet. Standardteksten som ligger i tilbudet starter med: TIL SYKEHJEM (IKKE BYDEL).
Sjekk daglig i PLA-Reservasjonsoversikt; Type reservasjon velg 1= Tilbud
Ved tilbud om plass; kontakt beboer og pårørende, ev. verge.
Tilbud godtas eller avslås etter tilbakemelding fra beboer/pårørende. Dette gjøres i PLA reservasjonsoversikt.
Når tilbudet er godtatt, meld plassen ledig fra riktig dato:
Avslutt reservasjon med riktig årsak, 70 = Lavere omsorgsnivå. 71= Høyere omsorgsnivå. svar "NEI" på å avslutte tiltak og tidsangivelser.
Langtidshjemmet koordinerer flyttingen i hht rutine for dokumentasjon og samhandling for plass på langtidshjem
Dersom det er bydel som har revurdert omsorgsbehovet (behov for plasstype utenfor prismodellen): Opprette tilbud om plass til bydel med friteksten "Pla-flytting endring av behov"
Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært på vente/ønskeliste.
Reserver aktuell seng til beboer i PLA.
Bruk standardtekst «PLA_Flytting endring av behov_ett vedtak» ved endring av behov.
Bytte rom på samme sykehjem
Langtidshjemmet
I PLA-Reservasjonsoversikt:
Marker den beboeren som skal bytte rom
Velg «Bytt bruker»
Marker beboeren som skal bytte rom/seng og lagre
Avslutte opphold ved dødsfall
Langtidshjemmet
Følg rutine Dødsfall; forventet, ikke forventet og unaturlige dødsfall (Ikke tilgjengelig) for hvordan oppholdet skal avsluttes.
Saksbehandler i bydel
Etter at sykehjemsetaten v/langtidshjem har dokumentert og avsluttet oppholdet, skal saksbehandler fra tjenestebildet:
Når innbygger med vedtak om langtidsopphold i sykehjem dør før plass er tildelt, eller det av andre grunner allikevel ikke er aktuelt med innleggelse i institusjon, avslutt innbyggers sak om langtidsopphold og vente/ønskeliste.
Ajourhold av status på senger
Sykehjemsetaten v/formidlingen
Ved langvarige planlagt ledighet (budsjettmessige vedtak) bruk riktig reservasjonskode 23; Ledighet knyttet til avvikling
Ved beslutning om avvikling/omstilling av senger og rom, avslutt med avtalt tidspunkt. Reservasjonskode 24; Ledighet knyttet til omstilling
NB! Når langtidssenger midlertidig brukes som korttidsseng, må felt "disponeres av" settes til 1.16. Book oppholdet i korttidskalenderen
Sykehjemsetaten v/langtidshjem
Alle senger skal til enhver tid ha en reservasjon, med unntak av nyopprettede senger og senger som er vanskelig å omsette.
Hvis perioden for ledighold blir kortere enn antatt, avslutt reservasjon umiddelbart når avklaring foreligger. Eks. hvis rommet blir ferdig oppusset tidligere enn planlagt.
Lovverk
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet
Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell
Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester
Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp
Eksempler på avvik fra rutine
Ved andre pasientoverganger og samhandling med andre virksomheter/institusjoner gjelder andre rutiner. Se oversikt nedenfor.