Hensikt med rutinen

Sikre felles rutine for bydelene og sykehjemsetaten ved søknad av og tildeling av langtidsplass.

Samarbeidet skal:

• sikre felles forståelse for hvilken informasjon som skal formidles
• tydeliggjøre hvilken virksomhet/tjeneste/medarbeider som til enhver tid har ansvar 
• gi forutsigbarhet for tjenestene ved beskjed om hvem som er tildelt plass
• sikre god samhandling og koordinering av langtidsplasser

Hvem gjelder rutinen for

Saksbehandlere i bydelene, formidlingen i Sykehjemsetaten og ansatte på langtidshjem.

Ansvarsfordeling

• Institusjonssjef har det overordnede ansvaret for at rutinen er kjent, forstått og implementert ved egen institusjon. Institusjonssjefen skal sikre at nødvendige rammer og ressurser er på plass for å følge rutinen, herunder tilgang til relevante systemer og tilstrekkelig kompetanse hos medarbeidere
• Avdelingsleder på langtidshjem har ansvar forat rutinen etterleves i egen avdeling, og for å legge til rette for at oppgavene som er beskrevet i rutinen kan gjennomføres i praksis
• Sykepleier på langtidshjem har ansvar for å:
  • Følge med på nye tildelinger og tilbud
  • Dokumentere nødvendige opplysninger ved flytting, bytte av sykehjem eller avslutning av opphold
  • Formidle endrede behov, ønsker eller andre relevante forhold videre i OL-Beskjedjournal der dette er påkrevd
  • Bidra med faglige vurderinger ved revurdering av omsorgsnivå, i tråd med gjeldende rutiner
• Formidlingen i Sykehjemsetaten har ansvar for plassadministrasjonen og å tilby ledige langtidsplasser, samt følge oppgavene som beskrevet i rutinen.
• Ledere for saksbehandlere i bydelen, og ledere for ansatte som skal dokumentere pasientopplysninger er ansvarlig for at denne rutinen gjøres kjent og implementeres i egen bydel, ved at rutinen etterleves og for å legge til rette for at oppgavene som er beskrevet i rutinen gjennomføres i praksis.
• Saksbehandlere er ansvarlig for å følge opp oppgaver som beskrevet i rutinen.
• Sykehjemseetaten og Helseetaten er ansvarlig for å oppdatere rutinen.

Ny søknad om langtidsopphold og vurdering av plasstype

Saksbehandler i bydel

• Registrere søknad, vurdere hjelpebehov og fatte vedtak om langtidsplass
• Nivå på tjenesten er 1.16 
• Informer søker om fritt sykehjemsvalg, to ukers garantien og videre saksgang. Informasjon om dette finnes her: Sykehjemsplass - Sykehjem - Oslo kommune 
• Registrere vente/ønskeliste med plasstype, ønsket sykehjem og ev. om det haster
• Bruk fritekstfeltet på - vente-/ønskelisten for å beskrive særskilte forhold som er viktig for formidlingen ifbm tilbud om plass.
• Opprett oppgave(r) i ELISE for å informere de aktuelle tjenestene som innbygger mottar tjenester i hjemmet fra, om at innbygger har blitt tildeltplass på langtidshjem. Be tjenesteansvarlig eller annen sykepleier, som kjenner innbygger, om å skrive tverrfaglig samarbeidsjournal (J106)  mal "Tverrfaglig samhandlingsjournal - innkomst langtidshjem" benyttes, se Gerica - Brukerveileder Mal for Tverrfaglig samhandlingsjournal (J106) - Innkomst langtidshjem .

Hjemmetjenesten/Helsehus

ELISE og Gerica

• Når søknad er innvilget må tjenesteansvarlig (TA), ev. annen sykepleier som kjenner pasient opprette 106-journal i Gerica. Mal "Tverrfaglig samhandlingsjournal - innkomst langtidshjem" benyttes slik at denne blir synlig i Pasientovergang ELISE. Dersom innbygger har mottatt tjenester fra fysioterapeut/ergoterapeut, klinisk ernæringsfysiolog, farmasøyt o.l. skal de også dokumentere i denne journalen.
• Etter at søknad er innvilget, opprett . 

Sykehjemsetaten, v/formidlingen

Gerica

• Når saken et er innvilget og søker er registrert på vente/ønskeliste, blir søker synlig i bildet "Plassadministrasjon langtid".
• Formidlingen kan skrive inn relevante opplysninger i fritekstfelt i vente/ønskelisten.
• Formidlingen starter.

Tilbud om plass - tilbudsreservasjon

Sykehjemsetaten, v/formidlingen

• Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært på vente/ønskeliste. Dersom søker er på sykehus eller helsehus, kan disse få prioritet. 
• Opprette tilbudsreservasjon med start og sluttdato. Skriv i friteksfeltet i vente/ønskelisten hvilket sykehjem det er gitt tilbud på. 
  • Sluttdato på tilbudet = tildelingsdato for tjenesten.
  • Tildelingsdato for tjenesten er faktureringsdato for bydel. 
• Bruk riktig standardtekst i "tilbudsreservasjonen" ut i fra hvor bruker er når tilbudet blir gitt. 
  • Ved tilbud om plass når brukere venter på korttidsavdeling, bruk standardtekst; ”Langtidsplass på korttid”  i fritekstfeltet inne på Tilbudsreservasjonen
• Dersom saksbehandler ikke behandler tilbudet innen fristen, vil søker miste tilbudet.​

Utvidet frist på tilbud

Saksbehandler i bydel

• Hvis fristen er for kort, må saksbehanlder kontakte formidlingen så fort som mulig på telefon.

Sykehjemsetaten, v/formidlingen

• Formidlingen godkjenner eller avslår utvidet frist.
• Ved godkjenning av utvidet frist, forleng tilbudet med avtalt dato.

Godta tilbud

Saksbehandler i bydel

• Tilbud om plass sjekkes tre ganger daglig, kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00 i "Plassadm-Reservasjonsoversikt-tilbud" 
• Ved tilbud om plass, avklar umiddelbart med søker/pårørende. 
• Godta tilbudet i "PlassadmReservasjonsoversikt" dersom bruker ønsker plassen.​
• Avslutt vente/ønskelisten om bruker får tildelt plass på ett av sine tre sykehjemsønsker. Dersom bruker fortsatt ønsker et annet langtidshjem, opprett en ny vente/ønskeliste. 

Langtidsplass innvilget under kortidsopphold

• Opprette vente/ønskeliste Korttidplass med Type plass 10; Langtidsplass på korttid.
• Booke oppholdet i korttidskalenderen. Velg samme dato for oppstart på langtidsoppholdet som dato for når korttidsoppholdet blir avsluttet.
• Opprett i tillegg vente/ønskeliste Langtidsplass med aktuell plasstype søker er vurdert å være i behov av.
• Når søker får tilbud om langtidsplass og tilbud blir godtatt, må saksbehandler svare "JA" på spørsmål om korttidsoppholdet skal avsluttes. Tjenesten korttidsopphold blir ikke automatisk avsluttet. Dette gjelder spesielt om en bruker er på langtid på korttid og får tilbud om plass på langtidshjem.
• Deretter må saksbehandler sjekke at tjenesten faktisk har blitt avsluttet og ev. avslutte den manuelt.​
• Når tilbud om plass blir godtatt, blir det opprettet en tildelingsreservasjon, og tjenesten oppdateres med tildeltdato, type plass, nivå og romnummer.

Flytting

Flytting til privat langtidshjem

Saksbehandler i bydel

Gerica

Skal koordinere selve flyttingen ved bruk av Gerica, lenke til rutine nederst i dette dokumentet

Bruk 135;OL Beskjedjournal 16_SYE_OL Beskjedjournaler for å informere langtidshjemmetom flytting.

Flytting til kommunalt langtidshjem

Saksbehandler i bydel

ELISE

Skal koordinere selve flyttingen ved bruk av Pasientovergang i ELISE, lenke til rutine nederst i dette dokumentet. (NB! dette gjelder også noen private langtidshjem som har tatt i bruk ELISE).

Sykehjemsetaten v/formidlingen

Dersom bruker ikke har fått innfridd ett av sine ønsker som sto på vente/ønskelisten, vil bruker fortsatt ha en aktiv vente/ønskeliste.

Sykehjemsetaten v/sykepleier på dagvakt på avdelingen

• Når det er ledig plass på avdelingen:
  • sjekk om det har kommet nye tildelinger tre ganger daglig, kl. 10.30, kl. 12.30 og kl. 14.30
    • Kjør rapporten PLA_Nye brukere i tjenestebildet

Avslå tilbud

Saksbehandler i bydel

• Avslå tilbudet i reservasjonsoversikten og angi årsak .
• Registrer eventuelt endringer i vente/ønskeliste.

Sykehjemsetaten v/formidlingen

• Når tilbudet er avslått vil senga komme opp som ledig igjen i "Plassadministrasjon Langtid".
• Bruker blir igjen synlig i vente/ønskelisten for brukere som venter på tildeling av plass.

Vente/ønskeliste

Saksbehandler i bydel

• Har ansvar for å opprette og vedlikeholde brukerens vente/ønskeliste.
• Hvis pasient får tildelt en plass, men fortsatt ønsker å opprettholde ønsker, notere det i fritekstefeltet vente/ønskelisten.

Saksbehandler og Sykehjemsetaten v/formidlingen

• Sjekke OL-Beskjedjournal to ganger per dag for å se eventuelle beskjeder om endringer i vente/ønskelisten. 
• Registrer nye ønsker i vente/ønskelisten.
• Årsak til endringene kan registreres i fritekstfelt i vente-/ønskeliste. 
• Avslutte ønsker samt vente/ønskeliste dersom det gis beskjed om det.

Sykehjemsetaten v/formidlingen

• Opprette OL-Beskjedjournal med standardtekst "16_Tplan_Vente/ønskeliste spørsmål "til aktuelle sykehjem.
• Sjekke OL-Beskjedjournaler langtidsopphold x 2/daglig (rapport fra journal 15642).
• Ved spørsmål om vente/ønskeliste, svar innen 14 dager i OL Beskjedjournal med standardtekst 16_Tplan_"Vente/ønskeliste svar(sykehjem)".

Sykehjemsetaten v/langtidshjem

• Eventuelle endrede sykehjemsønsker skal formidles videre til bydelen i OL-Beskjedjournal. Dette gjelder vente/ønskeliste uavhengig av hvor bruker oppholder seg.
• Bruk 135;OL Beskjedjournal PLA_ PLA_Endring av ønsket sykehjem.

Tilbud om plass på vente/ønskeliste mens beboer er på sykehjem: Fritt sykehjemsvalg

Sykehjemsetaten v/formidlingen 

• Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært registrert på vente/ønskeliste. Dersom søkere er på sykehus eller helsehus, kan de få prioritet. 
• Opprette tilbudsreservasjon og reservere aktuell seng til beboer; Bruk Standardtekst: ”Flytting iht. ønskelista” i fritekstfeltet i tilbudet.

Saksbehandler i bydel

• Sjekk om det har kommet nye tilbud minimum kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00.
• Avklar umiddelbart med beboer og/eller pårørende om tilbud skal godtas eller avslås.
• Ved godtatt tilbud: Kopier aktiv tjeneste fra tjenstebildet. Den kopierte tjenesten skal ikke ha tildeltdato og nivå på tjenesten er 1.16.
• Bydelen har ansvar for å koordinere selve flyttingen, inkludert å kontakte alle berørte parter, og sikre at langtidshjemmet får nødvendig informasjon.

Sykehjemsetaten v/langtidshjem beboer flytter til

• Sykepleier på dagvakt sjekker bildet i reservasjonsoversikten for å få oversikt over nye tildelinger av langtidsplasser kl. 10.00,  kl. 12.00 og kl. 14.00 når det er ledige plasser ved sitt langtidshjem.
• For å sjekke nye tildelinger gå til PLA_reservasjonsoversikt:
  • fyll inn institusjonsnavnet
  • Type reservasjon; Sett inn kode 2 = Tildeling
  • Sett inn aktuell startdato i feltet "intervall startdato"
• En alternativ metode for å sjekke det samme er å bruke rapporten PLA_Nye tildelte, som finnes i tjenestebildet. Denne rapporten gir en oversikt over brukere som har fått tildelt langtidsopphold, med tildeltdato lik eller senere enn den datoen som er satt i filteret.
  • NB! På morgenen bør datoen fra dagen før, eller siste virkedag ved helg/helligdag, settes inn.

Sykehjemsetaten v/langtidshjem beboer flytter fra

• Dokumenter flytting til et annet sykehjem i 135; OL Beskjedjournal 
• Avslutte oppholdet fra "Plassadm-Reservasjonsoversikt" med sluttårsak ”Bytte av leverandør”. 
• Svar "NEI" på: «Du er i ferd med å avslutte valgt tjeneste. Vil du også avslutte tilhørende tiltak og tidsangivelser?»
• 135;OL Beskjedjournal 16_SYE_OL-Beskjedjournaler for langtidsopphold Fraflyttede sykehjem som oppretter denne. 

Flytte til annet sykehjem - samme omsorgsnivå

Sykehjemseetaten v/formidlingen

• Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært registrert på vente/ønskeliste.
• Opprette tilbudsreservasjon og reservere aktuell seng til beboer; Bruk Standardtekst: ”Flytting iht. ønskelista” i fritekstfeltet i tilbudet.

Saksbehandler i bydel

• Sjekk om det har kommet nye tilbud minimum kl. 10.00, kl. 12.00 og kl. 14.00.
• Avklar umiddelbart med beboer og/eller pårørende om tilbud skal godtas eller avslås.
• Ved godtatt tilbud: Kopier aktiv tjeneste fra tjenstebildet. Den kopierte tjenesten skal ikke ha tildeltdato og nivå på tjenesten er 1.16.
• Bydelen har ansvar for å koordinere selve flyttingen, inkludert å kontakte alle berørte parter, og for å sikre at sykehjemmet får nødvendig informasjon.

Sykehjemsetaten v/langtidshjem beboer flytter fra

• Dokumenter flytting til et annet sykehjem i 135; OL Beskjedjournal 
• Avslutte oppholdet fra "Plassadm-Reservasjonsoversikt" med sluttårsak ”Bytte av leverandør”. 
• Svar "NEI" på: «Du er i ferd med å avslutte valgt tjeneste. Vil du også avslutte tilhørende tiltak og tidsangivelser?»
• 135;OL Beskjedjournal 16_SYE_OL-Beskjedjournaler for langtidsopphold. 

Endring av behov - revurdering av omsorgsnivå

​Sykehjemsetaten v/langtidshjem

• Dersom langtidshjemmet vurderer at beboer har behov for en annen plasstype eller annet botilbud, dokumenter i 106 Tverrfaglig samarbeidsjournal beboers helse- og livssituasjon jmf. rutinen stand.tekst: «Tplan_status_ omsorgsbehov» Vurdering av omsorgsbehov.
• Oppdater IPLOS ADL.
• Innhent ønsker om langtidshjem.
• Undersøk at ønskede langtidshjem har plasstypen som beboer har behov for.
• Revurderingsteam behandler saken etter gjeldene rutine Mandat lokalt revurderingsteam ved endret omsorgsbehov (Ikke tilgjengelig). 
• Ved behov for spesialplass; Bruk dokumentet «Oversikt over spesialtilbud i sykehjemsetaten» for å få oversikt over hvilke langtidshjem som har spesialplasser.

Sykehjemsetaten v/formidlingen

Formidlingen har hovedansvar for å ta alle revurderinger som gjøres av langtidshjemmene, bortsett fra endringer som er til plasser utenfor prismodellen. Formidlingen skriver da en OL-beskjedjournal til aktuell bydel, og viser til 106 tverrfaglig journal og 120 revurderingsjournal.

• Gjøres en gang per dag: Fra Journal velg fanen "Tjenstetype 50= Langtidsopphold i sykehjem". Velg Journaltype 120= Revurderingsjournal, «16_Tplan_Endret omsorgsbehov langtid». Velg "fra dato" minimum tre dager tilbake i tid. 
• Lese og kvalitetssikre dokumentasjonen i forbindelse med revurdering av omsorgsbehov. Registrere på 120-Revurderingsjournal status "1=Godkjent, 2=Ikke godkjent, 3=Ikke aktuell eller 4=Til bydel"
• Fra saksbildet "Revurdere sak med årsak 70=lavere omsorgsbehov eller 71=Høyere omsorgsbehov. 
• Fra tjenestebildet: Fjerne sluttdato på nåværende langtidstjeneste. Fra nyopprettet tjenste; Nivå settes til 1.16. Fjerne tildelingsdato og alt i ressursfanen. Svar "nei" på om tiltak skal oppdateres. Kopiere ny tjeneste inn i saksbildet.
• Opprette vente/ønskeliste til ny type plass.
• Hvis beboer fortsatt har aktiv vente/ønskeliste på nåværende type plass, avslutt denne.
• Fra saksbildet; Opprette brev med «Melding om endret tjenesteinnhold». Brevet går elektronisk til aktuell institusjonsleder for eleketronisk signering og sendes beboer ev. annen registrert postmottaker.

Tilbud om ny plasstype  - endret omsorgsnivå

​Sykehjemsetaten v/langtishjem

• Tilbud om ny plasstype grunnet endrede behov skal håndteres/behandles av langtidshjemmet. Standardteksten som ligger i tilbudet starter med: TIL SYKEHJEM (IKKE BYDEL).
• Sjekk daglig i PLA-Reservasjonsoversikt; Type reservasjon velg 1= Tilbud 
• Ved tilbud om plass; kontakt beboer og pårørende, ev. verge.
• Tilbud godtas eller avslås etter tilbakemelding fra beboer/pårørende. Dette gjøres i PLA reservasjonsoversikt.
• Når tilbudet er godtatt, meld plassen ledig fra riktig dato:
  • Avslutt reservasjon med riktig årsak, 70 = Lavere omsorgsnivå. 71= Høyere omsorgsnivå. svar "NEI" på å avslutte tiltak og tidsangivelser. 

Saksbehandler i bydel

• Sjekke tilbud om nye plasser.

Sykehjemsetaten v/formidlingen

• Dersom det er bydel som har revurdert omsorgsbehovet (behov for plasstype utenfor prismodellen): Opprette tilbud om plass til bydel med friteksten "Pla-flytting endring av behov"
• Tilby ledig plass ut fra antall dager søker har vært på vente/ønskeliste. Dersom søker er på sykehus eller helsehus, kan disse få prioritet. 
• Reserver aktuell seng til beboer i PLA.
• Bruk standardtekst «PLA_Flytting endring av behov_ett vedtak» ved endring av behov.

Bytte rom på samme sykehjem

​Sykehjemsetaten v/langtidshjem

• I PLA-Reservasjonsoversikt:
  • Marker den beboeren som skal flytte
  • Velg «Bytt bruker»
  • Marker beboeren som skal bytte rom/seng og lagre

Avslutte opphold ved dødsfall

​Sykehjemsetaten v/langtidshjem

• Følg rutine Dødsfall; forventet, ikke forventet og unaturlige dødsfall (Ikke tilgjengelig) for hvordan oppholdet skal avsluttes.

Saksbehandler i bydel

• Etter at sykehjemsetaten v/langtidshjem har dokumentert og avsluttet oppholdet, skal saksbehandler fra tjenestebildet:
  • Kjøre brukerrutinen ”oppdatering av tilhørende registre” på vanlig måte, Gerica - Brukeradmin (Brukerliste) - Brukerveileder
  • Bruk rapporten PLA_Avsluttet årsak død
  • Korriger beboerens status i brukerbildet til død
  • Hak av for å avslutte alle tjenester

Avslutte saken før igangsetting av tjenesten

Saksbehandler i bydel

• Når innbygger med vedtak om langtidsopphold i sykehjem dør før plass er tildelt, eller det av andre grunner allikevel ikke er aktuelt med innleggelse i institusjon, avslutte innbyggers sak om langtidsopphold og vente/ønskeliste.

Ajourhold av status på senger

Sykehjemsetaten v/formidlingen

• Ved langvarige planlagt ledighet (budsjettmessige vedtak) bruk riktig reservasjonskode 23; Ledighet knyttet til avvikling
• Ved beslutning om avvikling/omstilling av senger og rom, avslutt med avtalt tidspunkt. Reservasjonskode 24; Ledighet knyttet til omstilling
• NB! Når langtidssenger midlertidig brukes som korttidsseng, må felt "disponeres av" settes til 1.16. Book oppholdet i korttidskalenderen

Sykehjemsetaten v/langtidshjem

• Alle senger skal til enhver tid ha en reservasjon, med unntak av nyopprettede senger og senger som er vanskelig å omsette.
• Hvis perioden for ledighold blir kortere enn antatt, avslutt reservasjon umiddelbart når avklaring foreligger. Eks. hvis rommet blir ferdig oppusset tidligere enn planlagt.

Begrepsforklaring

Lovverk

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet

Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell

Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester

Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp

Eksempler på avvik fra rutine

Ved andre pasientoverganger og samhandling med andre virksomheter/institusjoner gjelder andre rutiner. Se oversikt nedenfor.